Per a més comoditat, el client de correu electrònic d'Outlook ofereix als seus usuaris la possibilitat de respondre automàticament als missatges entrants. Això pot simplificar significativament el treball amb el correu electrònic, si és necessari enviar la mateixa resposta en resposta als correus electrònics entrants. A més, la resposta automàtica es pot configurar per a tots els entrants i selectius.
Si acabes de trobar un problema similar, aquesta instrucció us ajudarà a simplificar el treball amb el correu.
Per tant, per configurar una resposta automàtica a Outlook 2010, necessitareu crear una plantilla i configurar la regla adequada.
Creació d'una plantilla de resposta automàtica
Comencem des del principi: prepararem una plantilla de carta que s’enviarà als destinataris com a resposta.
Primer, creeu un missatge nou. Per fer-ho, a la pestanya "Inici", feu clic al botó "Crea un missatge".
Aquí heu d’introduir text i formatar-lo si cal. Aquest text s’utilitzarà al missatge de resposta.
Ara, quan es completa el treball amb el text, aneu al menú "Fitxer" i allà seleccioneu la comanda "Desa com".
A la finestra d’element desat, seleccioneu "Plantilla d’Outlook" a la llista "Tipus de fitxer" i introduïu el nom de la nostra plantilla. Ara confirmem l'estalvi fent clic al botó "Desa". Ara es pot tancar la finestra del nou missatge.
Això completa la creació de la plantilla de resposta automàtica i podeu procedir a configurar la regla.
Creeu una regla per respondre automàticament als missatges entrants
Per crear ràpidament una nova regla, aneu a la pestanya Principal de la finestra principal de l'Outlook i, al grup Moure, feu clic al botó Regles i seleccioneu l'element Administrar regles i notificacions.
Aquí fem clic a "Nou ..." i anem a l’assistent per crear una nova regla.
A la secció "Comenceu amb una regla buida", feu clic a l’element "Aplica la regla als missatges que he rebut" i seguiu el pas següent fent clic al botó "Següent".
En aquesta etapa, per regla general, no s’ha de triar cap condició. Tanmateix, si heu de personalitzar la resposta no a tots els missatges entrants, seleccioneu les condicions necessàries marcant les caselles.
A continuació, aneu al següent pas fent clic al botó corresponent.
Si no heu seleccionat cap condició, Outlook us avisarà que la regla personalitzada s'aplicarà a tots els correus electrònics entrants. En els casos en què ho necessitem, confirmem fent clic al botó "Sí" o feu clic a "No" i configureu les condicions.
En aquest pas, seleccionarem l’acció amb el missatge. Com que vam configurar una resposta automàtica als missatges entrants, marcarem la casella "Respondre usant la plantilla especificada".
A la part inferior de la finestra s’ha de seleccionar la plantilla desitjada. Per fer-ho, feu clic a l’enllaç "Plantilla especificada" i seguiu la selecció de la plantilla.
Si a la fase de creació d’una plantilla de missatge no heu canviat el camí i deixeu-ho tot per defecte, llavors en aquesta finestra s’ha de seleccionar "Plantilles al sistema de fitxers" i la plantilla creada apareix a la llista. En cas contrari, haureu de fer clic al botó "Examinar" i obrir la carpeta on heu desat el fitxer amb la plantilla del missatge.
Si se selecciona l’acció desitjada i es selecciona el fitxer de plantilla, podeu passar al pas següent.
Aquí podeu configurar excepcions. És a dir, aquells casos en què la resposta automàtica no funcionarà. Si cal, seleccioneu les condicions necessàries i personalitzeu-les. Si no hi ha cap excepció a la vostra regla de resposta automàtica, aneu al pas final fent clic al botó "Següent".
En realitat, no cal configurar res aquí, de manera que podeu fer clic immediatament al botó "Finalitzar".
Ara, depenent de les condicions i excepcions configurades, Outlook enviarà la vostra plantilla en resposta als correus electrònics entrants. Tanmateix, el domini principal de la regla només proporciona una resposta automàtica única a cada destinatari durant una sessió.
És a dir, tan bon punt comenceu Outlook, s'inicia la sessió. Acaba a la sortida del programa. Així, mentre Outlook treballa, no hi haurà cap resposta al destinatari que ha enviat diversos missatges. Durant la sessió, Outlook crea una llista d’usuaris als quals s’ha enviat la resposta automàtica, cosa que us permet evitar el reenviament. Però, si tanqueu l'Outlook i torneu a iniciar la sessió, es restablirà aquesta llista.
Per desactivar la resposta automàtica als missatges entrants, simplement desmarqueu la regla de resposta automàtica a la finestra "Gestió de normes i alertes".
Mitjançant aquesta instrucció, podeu configurar la resposta automàtica a Outlook 2013 i versions posteriors.
