Els espais addicionals del text no acoloreixen cap document. Especialment, no cal que les permeti a les taules que es proporcionen a la direcció o al públic. Però fins i tot si utilitzareu les dades només per a propòsits personals, els espais addicionals contribueixen a un augment de la mida del document, que és un factor negatiu. A més, la presència d’aquests elements innecessaris dificulta la cerca al fitxer, l’ús de filtres, l’ús de l’ordenació i algunes altres eines. Descobrim com es poden trobar i eliminar ràpidament.
Lliçó: Elimineu espais grans a Microsoft Word
Tecnologia de retirada de bretxes
Immediatament he de dir que els espais d’Excel poden ser de diferents tipus. Aquests poden ser espais entre paraules, un espai al principi d’un valor i al final, separadors entre dígits d’expressions numèriques, etc. En conseqüència, l’algorisme per a la seva eliminació en aquests casos és diferent.
Mètode 1: utilitzeu l’eina Reemplaçar
L’eina fa un treball excel·lent en substituir els espais dobles entre paraules amb un únic en Excel "Substitueix".
- Estar a la pestanya "Inici", feu clic al botó "Cerca i ressalta"que es troba al bloc d'eines Edició a la cinta. A la llista desplegable, seleccioneu l’element "Substitueix". També podeu utilitzar les dreceres de teclat en comptes d’aquestes accions Ctrl + H.
- A qualsevol de les opcions, s'obre una finestra "Cerca i reemplaça" a la pestanya "Substitueix". Al camp "Cerca" definiu el cursor i feu doble clic al botó Barra espaiadora al teclat. Al camp "Substitueix amb" inseriu un espai. A continuació, feu clic al botó "Substitueix-ho tot".
- El programa substitueix el doble espai amb una sola. Després d'això, apareixerà una finestra amb un informe sobre el treball realitzat. Premeu el botó "D'acord".
- A continuació, torna a aparèixer la finestra. "Cerca i substitueix". Realitzem en aquesta finestra exactament les mateixes accions que es descriuen al segon paràgraf d’aquesta instrucció fins que aparegui un missatge que indica que no s’han trobat les dades desitjades.
Així, hem eliminat els espais dobles addicionals entre les paraules del document.
Lliçó: Substitució de caràcters Excel
Mètode 2: eliminar espais entre dígits
En alguns casos, els espais es defineixen entre dígits en números. Això no és un error, només per a la percepció visual de grans nombres, aquest tipus d’escriptura és més convenient. Però, no obstant això, això és lluny de ser sempre acceptable. Per exemple, si una cel·la no té el format de format numèric, l’addició d’un separador pot afectar negativament la correcció dels càlculs de les fórmules. Per tant, la qüestió de l'eliminació d'aquests separadors es fa urgent. Aquesta tasca es pot aconseguir utilitzant la mateixa eina. "Cerca i substitueix".
- Seleccioneu la columna o l’interval on voleu eliminar els delimitadors entre els números. Aquest moment és molt important, perquè si l’interval no està seleccionat, l’eina eliminarà tots els espais del document, incloent-hi les paraules, és a dir, on realment es necessiten. A més, com abans, feu clic al botó "Cerca i ressalta" al bloc d’eines Edició a la cinta de la pestanya "Inici". Al menú addicional, seleccioneu l’element "Substitueix".
- La finestra torna a començar. "Cerca i substitueix" a la pestanya "Substitueix". Però aquesta vegada afegirem valors lleugerament diferents als camps. Al camp "Cerca" establir un espai i el camp "Substitueix amb" deixem generalment buit. Per assegurar-vos que no hi hagi espais en aquest camp, poseu-hi el cursor i manteniu premut el botó de retrocés (en forma de fletxa) al teclat. Manteniu premut el botó fins que el cursor toqui el marge esquerre del camp. Després, feu clic al botó "Substitueix-ho tot".
- El programa realitzarà l’operació d’eliminar espais entre dígits. Com en el mètode anterior, per assegurar-vos que la tasca estigui completament completa, realitzarem una cerca repetida fins que aparegui el missatge que no es troba el valor desitjat.
S'eliminaran les divisions entre els dígits i es començaran a calcular correctament les fórmules.
Mètode 3: elimineu separadors entre dígits mitjançant el format
Però hi ha situacions en les quals veieu clarament que en un full els dígits estan separats per números per espais, i la cerca no dóna resultats. Això suggereix que en aquest cas la separació es feia mitjançant el format. Aquesta opció de l'espai no afecta la correcció de la visualització de les fórmules, però al mateix temps, alguns usuaris creuen que sense ella, la taula quedarà millor. Vegem com eliminar aquesta opció de separació.
Atès que els espais es van fer mitjançant eines de format, només es poden eliminar les mateixes eines.
- Seleccioneu l'interval de números amb separadors. Feu clic a la selecció amb el botó dret del ratolí. Al menú que apareix, seleccioneu l’element "Format de cel·les ...".
- S'inicia la finestra de format. Aneu a la pestanya "Nombre", en cas que l’obertura tingués lloc en altres llocs. Si la separació es va establir mitjançant el format, al bloc de paràmetres "Formats de nombre" s'ha d’instal·lar l’opció "Numèric". A la part dreta de la finestra hi ha la configuració exacta d'aquest format. A prop del punt "Separador de grups de fileres ()" només heu de desmarcar-lo. A continuació, per tal que els canvis tinguin efecte, feu clic al botó "D'acord".
- La finestra de format es tanca i la separació entre els dígits dels números de l’interval seleccionat s’eliminarà.
Lliçó: Formatatge de taula Excel
Mètode 4: suprimiu els espais amb la funció
Eina "Cerca i substitueix" Ideal per eliminar espais extra entre caràcters. Però, què passa si cal eliminar-los al principi o al final d'una expressió? En aquest cas, la funció prové del grup de text d’operadors. TALLS.
Aquesta funció elimina tots els espais del text de l’interval seleccionat, excepte els espais individuals entre paraules. És a dir, és capaç de resoldre el problema amb espais al principi de la paraula a la cel·la, al final de la paraula, i també per eliminar els espais dobles.
La sintaxi d’aquest operador és bastant simple i només té un argument:
= TRIMS (text)
Com a argument "Text" pot actuar com a expressió de text en si, o com a referència a la cel·la en què es troba. Per al nostre cas, només es tindrà en compte la darrera opció.
- Seleccioneu la cel·la situada paral·lela a la columna o fila on s’hauran d’eliminar els espais. Feu clic al botó "Insereix la funció"situat a l’esquerra de la barra de fórmules.
- L'Auxiliar de funcions s'inicia. A la categoria "Llista alfabètica completa" o bé "Text" buscant un article "SZHPROBELY". Seleccioneu-lo i feu clic al botó. "D'acord".
- S'obrirà la finestra d’argument de funció. Malauradament, aquesta funció no proporciona l’ús de tot l’interval que necessitem com a argument. Per tant, establim el cursor al camp de l’argument i, a continuació, seleccioneu la primera cel·la del rang amb el qual treballem. Després de mostrar l’adreça de la cel·la al camp, feu clic al botó "D'acord".
- Com podeu veure, els continguts de la cel·la es mostren a l'àrea on es troba la funció, però sense espais addicionals. Hem eliminat els espais només per a un element de rang. Per eliminar-los en altres cel·les, heu de realitzar accions similars amb altres cèl·lules. Per descomptat, és possible fer una operació separada amb cada cel·la, però això pot trigar molt de temps, especialment si el rang és gran. Hi ha una manera d’accelerar significativament el procés. Establiu el cursor a la cantonada inferior dreta de la cel·la, que ja conté la fórmula. El cursor es transforma en una petita creu. Es diu el marcador d’ompliment. Manteniu premut el botó esquerre del ratolí i arrossegueu el mànec de farciment paral·lel al rang en què voleu eliminar espais.
- Com podeu veure, després d’aquestes accions es formarà un nou rang complet, en el qual es troba tot el contingut de l’àrea d'origen, però sense cap espai addicional. Ara ens enfrontem a la tasca de substituir els valors d’interval originals amb les dades convertides. Si realitzem una còpia senzilla, es copiarà la fórmula, la qual cosa significa que la inserció es produirà de manera incorrecta. Per tant, només cal fer una còpia dels valors.
Seleccioneu l'interval amb els valors convertits. Premeu el botó "Còpia"situat a la cinta de la pestanya "Inici" en un grup d’eines "Portapapers". Com a alternativa, podeu escriure una drecera després de la selecció Ctrl + C.
- Seleccioneu l'interval de dades original. Feu clic a la selecció amb el botó dret del ratolí. Al menú contextual del bloc "Opcions d'inserció" tria un element "Valors". Es representa com un pictograma quadrat amb números a l'interior.
- Com podeu veure, després de les accions anteriors, els valors amb espais addicionals es van substituir amb dades idèntiques sense ells. És a dir, la tasca s'ha completat. Ara podeu suprimir l’àrea de trànsit que s’utilitza per a la transformació. Seleccioneu l'interval de cel·les que continguin la fórmula TALLS. En fer-hi clic amb el botó dret del ratolí. Al menú activat, seleccioneu l’element "Esborra el contingut".
- Després d'això, es retiraran les dades addicionals del full. Si hi ha altres intervals a la taula que contenen espais addicionals, haureu de procedir amb ells utilitzant exactament el mateix algorisme que es descriu anteriorment.
Lliçó: Auxiliar de funcions d'Excel
Lliçó: Com fer l'autocompletar en Excel
Com podeu veure, hi ha diverses maneres de treure ràpidament espais addicionals a Excel. Però totes aquestes opcions s’implementen amb només dues eines: Windows "Cerca i substitueix" i operador TALLS. En un cas separat, també podeu utilitzar el format. No hi ha cap manera universal d'utilitzar en totes les situacions. En un cas, serà òptim utilitzar una opció i, en el segon, una altra, etc. Per exemple, és probable que eliminar una doble espai entre paraules sigui realitzada per una eina. "Cerca i substitueix", però només la funció pot eliminar correctament els espais al principi i al final de la cel·la TALLS. Per tant, l’usuari ha de prendre una decisió sobre l’aplicació d’un determinat mètode de forma independent, tenint en compte la situació.
