DBF és un format popular per emmagatzemar i intercanviar dades entre diferents programes, i principalment, entre aplicacions que serveixen bases de dades i fulls de càlcul. Tot i que ha quedat obsoleta, continua sent demandada en diversos camps. Per exemple, els programes de comptabilitat continuen treballant activament amb ell i les autoritats estatals i reguladores reben una part important dels informes en aquest format.
Però, per desgràcia, Excel, començant per la versió d’Excel 2007, va aturar el suport complet per al format especificat. Ara, en aquest programa, només podeu veure el contingut del fitxer DBF i ja no és possible desar les dades amb l’extensió especificada mitjançant les eines integrades de l’aplicació. Afortunadament, hi ha altres opcions per convertir dades d’Excel en el format que necessitem. Penseu en com es pot fer això.
Desat de dades en format DBF
A Excel 2003 i en versions anteriors d'aquest programa, es podrien desar dades en format DBF (dBase) de manera estàndard. Per fer-ho, feu clic a l’element "Fitxer" al menú horitzontal de l’aplicació i, a continuació, a la llista que apareix, seleccioneu la posició "Desa com ...". A la finestra de desar la sortida de la llista era necessari seleccionar el nom del format desitjat i fer clic al botó "Desa".
Però, desgraciadament, a partir de la versió d’Excel 2007, els desenvolupadors de Microsoft han considerat que dBase està obsolet i els formats d’Excel moderns són massa complicats per gastar temps i diners en garantir la compatibilitat total. Per tant, a Excel es va poder llegir fitxers DBF, però es va suspendre el suport per a desar dades en aquest format mitjançant eines de programari incrustades. No obstant això, hi ha algunes maneres de convertir les dades desades a Excel a DBF mitjançant complements i altres programes.
Mètode 1: Pack de convertidors WhiteTown
Hi ha diversos programes que us permeten convertir dades d’Excel a DBF. Una de les maneres més fàcils de convertir dades d’Excel a DBF és utilitzar un paquet d’utilitats per convertir objectes amb diferents extensions al paquet de convertidors WhiteTown.
Baixeu el paquet de convertidors WhiteTown
Tot i que el procediment d’instal·lació d’aquest programa és senzill i intuïtiu, no obstant això, ens en parlarem detalladament, assenyalant alguns matisos.
- Després de descarregar i llançar l’instal·lador, la finestra s’obre immediatament. Assistent d'instal·lacióen què es proposa triar un idioma per al procediment d'instal·lació posterior. Per defecte, l’idioma instal·lat a la vostra instància de Windows hauria d’aparèixer allà, però podeu canviar-lo si ho voleu. No ho farem i només cal que feu clic al botó. "D'acord".
- A continuació, es posa en marxa una finestra on s'indica la ubicació al disc del sistema on s'instal·larà la utilitat. Per defecte, aquesta és una carpeta. "Fitxers de programes" al disc "C". És millor no canviar res i premeu una tecla "Següent".
- A continuació, s’obrirà una finestra on podeu triar exactament quina direcció de conversió voleu tenir. Per defecte, es seleccionen tots els components de conversió disponibles. Però potser alguns usuaris no voldran instal·lar-los, ja que cada utilitat ocupa espai al disc dur. En qualsevol cas, és important per a nosaltres que hi hagi una marca típica a prop del punt "XLS (Excel) a DBF Converter". Instal·lació dels components restants del paquet d'utilitat, l’usuari pot escollir a la seva discreció. Un cop feta la configuració, no oblideu fer clic a la tecla "Següent".
- Després d'això, s'obrirà una finestra on s'afegirà la drecera a la carpeta. "Inici". Es diu l’etiqueta predeterminada "WhiteTown", però podeu canviar-ne el nom si voleu. Pressionem la tecla "Següent".
- Llavors es posa en marxa una finestra que pregunta si crear una drecera a l'escriptori. Si voleu que s’afegeixi, deixeu una marca al costat del paràmetre corresponent, si no la voleu, després traieu-la. Després, com sempre, premeu la tecla "Següent".
- Després, s'obre una altra finestra. Enumera els principals paràmetres d’instal·lació. Si l’usuari no està satisfet amb alguna cosa i vol editar els paràmetres, haureu de prémer el botó "Tornar". Si tot està en ordre, feu clic al botó. "Instal·la".
- El procediment d’instal·lació comença, el progrés del qual es mostrarà mitjançant un indicador dinàmic.
- Llavors es mostra un missatge informatiu en anglès que expressa gratitud per la instal·lació d'aquest paquet. Pressionem la tecla "Següent".
- A la darrera finestra Assistent d'instal·lació Es informa que el programa WhiteTown Converters Pack s'ha instal·lat correctament. Només podem prémer el botó "Complet".
- Després d'això, es diu una carpeta "WhiteTown". Conté etiquetes d'utilitat per a àrees específiques de conversió. Obriu aquesta carpeta. Ens trobem davant d’un gran nombre d’utilitats que s’inclouen al paquet WhiteTown en diverses àrees de conversió. A més, cada adreça té una utilitat separada per a sistemes operatius Windows de 32 i 64 bits. Obriu l’aplicació amb el nom "Convertidor XLS a DBF"corresponent al bit del vostre sistema operatiu.
- El programa inicia XLS a DBF Converter. Com podeu veure, la interfície és anglesa, però, tanmateix, és intuïtiva.
Obriu immediatament la pestanya "Entrada" ("Enter"). Es vol especificar l’objecte a convertir. Per fer-ho, feu clic al botó "Afegeix" ("Afegeix").
- Després d'això, s'obrirà la finestra d'objecte addicional estàndard. En ell, heu d’anar al directori on es troba el llibre de treball d’Excel requerit amb l’extensió xls o xlsx. Després de trobar l'objecte, seleccioneu el seu nom i feu clic al botó "Obrir".
- Com podeu veure, després d’aquesta mostra el camí cap a l’objecte a la pestanya "Entrada". Pressionem la tecla "Següent" ("Següent").
- Després passem automàticament a la segona pestanya. "Sortida" ("Conclusió"). Aquí heu d’especificar en quin directori es mostrarà l’objecte acabat amb l’extensió DBF. Per seleccionar la carpeta per desar el fitxer DBF acabat, feu clic al botó "Navega ..." ("Visualitza"). S'obrirà una petita llista de dos elements. "Selecciona un fitxer" ("Selecciona el fitxer") i "Selecciona una carpeta" ("Selecciona la carpeta"). De fet, aquests elements només indiquen l’elecció de diversos tipus de finestres de navegació per especificar la carpeta de desament. Fer una elecció.
- En el primer cas, serà una finestra normal. "Desa com ...". Es mostraran les carpetes i els objectes dBase ja existents. Aneu al directori on volem desar. Següent al camp "Nom de fitxer" especifiqueu el nom sota el qual volem que aparegui l'objecte després de la conversió. Després, feu clic al botó "Desa".
Si ho desitgeu "Selecciona una carpeta", llavors s’obrirà una finestra de selecció de directori simplificada. Només es mostraran les carpetes. Seleccioneu una carpeta per desar i feu clic al botó. "D'acord".
- Com podeu veure, després de qualsevol d’aquestes accions, es mostrarà el camí d'accés a la carpeta per desar l’objecte a la pestanya "Sortida". Per anar a la següent pestanya, feu clic a "Següent" ("Següent").
- A la darrera pestanya "Opcions" ("Opcions") molts ajustaments, però ens interessa molt més "Tipus de camps de memo" ("Tipus de camp de memòria"). Feu clic al camp en què es troba el valor per defecte "Auto" ("Auto"). S'obrirà una llista dels tipus dBase per desar l'objecte. Aquest paràmetre és molt important, ja que no tots els programes que funcionen amb dBase són capaços de gestionar tot tipus d’objectes amb aquesta extensió. Per tant, cal saber amb anticipació quin tipus triar. Hi ha una selecció de sis tipus diferents:
- dBASE III;
- Foxpro;
- dBASE IV;
- Visual foxpro;
- > SMT;
- Nivell dBASE 7.
Fem la selecció del tipus que es necessita per utilitzar-lo en un programa concret.
- Un cop feta l'opció, podeu procedir al procés de conversió directa. Per fer-ho, feu clic al botó "Inici" ("Inici").
- S'inicia el procediment de conversió. Si hi ha diversos fulls de dades al llibre d'Excel, es crearà un fitxer DBF independent per a cadascun d'ells. L’indicador de progrés indicarà la finalització del procés de conversió. Després d'arribar al final del camp, feu clic al botó "Finalitza" ("Finalitza").
El document acabat es troba al directori especificat a la pestanya "Sortida".
L’únic desavantatge significatiu d’utilitzar el paquet d’utilitats del convertidor de WhiteTown Pack és que només es poden realitzar 30 procediments de conversió de forma gratuïta i llavors heu de comprar una llicència.
Mètode 2: complement de XlsToDBF
Podeu convertir el llibre d'Excel a dBase directament a través de la interfície de l’aplicació instal·lant complements de tercers. Un dels millors i més convenients és el complement XlsToDBF. Penseu en l’algorisme de la seva aplicació.
Baixeu el complement XlsToDBF
- Un cop descarregat l’arxiu XlsToDBF.7z amb el complement, descomprimeu l’objecte anomenat XlsToDBF.xla. Atès que l’arxiu té una extensió de 7z, el desembalatge es pot realitzar ja sigui pel programa estàndard d’aquesta extensió 7-Zip, o amb l’ajuda de qualsevol altre arxiu que el suporti.
- Després, executeu el programa Excel i aneu a la pestanya "Fitxer". A continuació, aneu a la secció "Opcions" a través del menú al costat esquerre de la finestra.
- A la finestra de paràmetres que s'obre, feu clic a l'element Complements. Vés a la part dreta de la finestra. En el seu fons hi ha un camp. "Gestió". Reorganitzeu el commutador en posició Complements d'Excel i feu clic al botó "Aneu ...".
- Obre un complement de gestió de finestres petit. Pressionem el botó "Revisa ...".
- S'inicia la finestra d'obertura d'objectes. Hem d'anar al directori on es troba l'arxiu XlsToDBF desembalat. Aneu a la carpeta amb el mateix nom i seleccioneu l'objecte amb el nom "XlsToDBF.xla". Després, feu clic al botó "D'acord".
- Després tornem a la finestra de control dels complements. Com podeu veure, el nom apareix a la llista. "XLS -> DBF". Aquest és el nostre complement. Hi hauria d’haver-hi una marca. Si no hi ha cap marca de verificació, poseu-la i feu clic al botó "D'acord".
- Per tant, el complement està instal·lat. Ara obriu el document d'Excel, les dades de les quals voleu convertir a dBase, o simplement escriviu-les en un full si el document encara no s'ha creat.
- Ara haurem de realitzar algunes manipulacions de dades per preparar-les per a la conversió. En primer lloc, afegim dues línies per sobre de l’encapçalament de la taula. Han de ser els primers en el full i tenen noms al panell de coordenades verticals "1" i "2".
A la cel·la esquerra més alta, introduïu el nom que volem assignar al fitxer DBF creat. Consta de dues parts: el nom i l'extensió reals. Només es permeten caràcters llatins. Un exemple d’aquest nom és "UCHASTOK.DBF".
- A la primera cel·la a la dreta del nom heu d’especificar la codificació. Hi ha dues opcions per codificar amb aquest complement: CP866 i CP1251. Si la cel·la B2 buit o es posa a qualsevol valor que no sigui "CP866", s’utilitzarà la codificació predeterminada CP1251. Posem la codificació que considerem necessària o deixem el camp buit.
- A continuació, aneu a la línia següent. El fet és que a l’estructura dBase, cada columna, anomenada camp, té el seu propi tipus de dades. Hi ha tals designacions:
- N (Numèric): numèric;
- L (Lògica) - lògica;
- D (Data): data;
- C (Caràcter) - cadena.
També en cadena (CNN) i tipus numèricNnn) després que el nom en forma de lletra ha d’indicar el nombre màxim de caràcters en el camp. Si els dígits decimals s’utilitzen en un tipus numèric, el seu nombre també s’ha d’indicar després del punt (Nnn.n).
Hi ha altres tipus de dades en format dBase (Nota, General, etc.), però aquest complement no pot funcionar amb ells. No obstant això, Excel 2003 no sabia com treballar amb ells, encara que encara donava suport a la conversió a DBF.
En el nostre cas particular, el primer camp serà una cadena de 100 caràcters d'amplada (C100), i els camps restants seran numèrics de 10 caràctersN10).
- La següent línia conté els noms dels camps. Però el fet és que també s'haurien d’introduir en llatí, i no en ciríl·lic, com ho fem nosaltres. A més, no es permeten espais en els noms dels camps. Canvieu-los el nom segons aquestes regles.
- Després d'això, es pot considerar la preparació de dades completada. Seleccioneu el cursor sobre el full amb el botó esquerre del ratolí premut tot el rang de la taula. Després, aneu a la pestanya "Desenvolupador". Per defecte, està inhabilitada, de manera que, abans de realitzar altres manipulacions, necessiteu activar-la i activar-la. A continuació, a la cinta de la caixa de configuració "Codi" feu clic a la icona Macros.
Podeu fer una mica més fàcil escrivint una combinació de tecles ràpides Alt + F8.
- Executa una finestra de macro. Al camp "Nom de la macro" introduïm el nom de la nostra superestructura "XlsToDBF" sense pressupostos. El registre no és important. A continuació, feu clic al botó Executa.
- Una macro en segon pla realitza el processament. Després d'això, a la mateixa carpeta on es troba el fitxer Excel font, es crearà un objecte amb l'extensió DBF amb el nom especificat a la cel·la A1.
Descarregueu 7-Zip de forma gratuïta
Com podeu veure, aquest mètode és molt més complicat que l'anterior. A més, és molt limitat en el nombre de tipus de campos utilitzats i en els tipus d'objectes creats amb l'extensió DBF. Un altre desavantatge és que el directori de creació d'objectes dBase només es pot assignar abans del procediment de conversió, movent-se directament a la carpeta de destinació del fitxer Excel de font. Entre els avantatges d’aquest mètode, es pot observar que, a diferència de la versió anterior, és absolutament lliure i gairebé totes les manipulacions es realitzen directament a través de la interfície d’Excel.
Mètode 3: Microsoft Access
Tot i que les noves versions d’Excel no disposen d’una manera integrada d’estalviar dades en format DBF, però, tanmateix, l’opció que utilitza Microsoft Access era el més semblant a l'anomenar-lo estàndard. El fet és que aquest programa és alliberat pel mateix fabricant com Excel i que també s'inclou al paquet Microsoft Office. A més, és l’opció més segura, ja que no necessitarà contactar amb programari de tercers. Microsoft Access està dissenyat específicament per treballar amb bases de dades.
Descarregueu Microsoft Access
- Després d’introduir totes les dades necessàries al full d’Excel, per convertir-les en format DBF, primer heu de desar a un dels formats d’Excel. Per fer-ho, feu clic a la icona en forma de disquet a la cantonada superior esquerra de la finestra del programa.
- S'obrirà una finestra de desament. Aneu al directori on volem desar el fitxer. És des d’aquesta carpeta l’haureu d'obrir més endavant a Microsoft Access. El format del llibre es pot deixar per defecte per xlsx i es pot canviar a xls. En aquest cas, això no és crític, ja que encara guardem el fitxer només per convertir-lo en DBF. Un cop feta la configuració, feu clic al botó. "Desa" i tanqueu la finestra d’Excel.
- Executeu el programa Microsoft Access. Aneu a la pestanya "Fitxer"si es va obrir en una altra pestanya. Feu clic a l’element del menú "Obrir"situat a la part esquerra de la finestra.
- S'inicia la finestra del fitxer obert. Aneu al directori on vam guardar el fitxer en un dels formats d'Excel. Per mostrar-lo a la finestra, reorganitzeu el canvi de format de fitxer a "Llibre de treball Excel (* .xlsx)" o bé "Microsoft Excel (* .xls)", segons quina d’elles s’hagi guardat el llibre. Després de mostrar el nom del fitxer que necessitem, seleccioneu-lo i feu clic al botó "Obrir".
- S'obre la finestra "Enllaç al full de càlcul". Li permet transferir dades d’un fitxer Excel a Microsoft Access amb la màxima precisió possible. Hem de seleccionar el full d'Excel, les dades de les quals importarem. El fet és que fins i tot si el fitxer Excel contenia informació sobre diversos fulls, llavors podeu importar-lo a Access només per separat i, en conseqüència, convertir-lo en fitxers DBF separats.
També és possible importar informació des de rangs individuals en fulls. Però en el nostre cas no és necessari. Poseu el commutador en posició "Fulls", i després seleccioneu el full des del qual anem a prendre les dades. La correcció de la visualització de la informació es pot veure a la part inferior de la finestra. Si tot satisfà, feu clic al botó. "Següent".
- A la següent finestra, si la vostra taula conté encapçalaments, heu de marcar la casella "La primera fila conté encapçalaments de columna". A continuació, feu clic al botó "Següent".
- En el nou enllaç a la finestra del full de càlcul, podeu canviar el nom de l’element associat. A continuació, feu clic al botó "Fet".
- Després d'això, s’obrirà un quadre de diàleg en el qual s’enviarà un missatge que l’enllaç de la taula amb el fitxer Excel s’ha completat. Premeu el botó "D'acord".
- El nom de la taula, que li hem assignat a la darrera finestra, apareixerà a la part esquerra de la interfície del programa. Feu doble clic sobre ell amb el botó esquerre del ratolí.
- Després, la taula es mostra a la finestra. Aneu a la pestanya "Dades externes".
- A la cinta del bloc d’eines "Exporta" feu clic a l’etiqueta "Avançat". A la llista que s’obre, seleccioneu l’element "Fitxer DBase".
- S'obrirà la finestra d'exportació al format DBF. Al camp "Nom de fitxer" Podeu especificar la ubicació d’emmagatzematge de fitxers i el seu nom, si per alguna raó no s’utilitzen les especificades per defecte.
Al camp "Format del fitxer" Trieu un dels tres tipus de format DBF:
- dBASE III (per defecte);
- dBASE IV;
- dBASE 5.
Cal tenir en compte que com més modern és el format (més gran és el número de seqüència), més oportunitats hi ha per processar les dades. És a dir, hi ha una major probabilitat que totes les dades de la taula es desaran al fitxer. Però, al mateix temps, la probabilitat que el programa en el qual vulgueu importar el fitxer DBF en el futur sigui compatible amb aquest tipus és menor.
Després de definir tots els paràmetres, feu clic al botó "D'acord".
- Si després d'un missatge d'error apareix, intenteu exportar les dades mitjançant un altre tipus de format DBF. Si tot va anar bé, apareixerà una finestra que us informarà que l’exportació s’ha dut a terme. Premeu el botó "Tanca".
El fitxer creat en format dBase es troba al directori especificat a la finestra d’exportació.A continuació, podeu realitzar qualsevol manipulació amb ella, inclosa la importació en altres programes.
Com podeu veure, malgrat que a les versions modernes d’Excel no hi ha cap possibilitat d’enviar fitxers en format DBF amb eines integrades, aquest procediment es pot fer amb altres programes i complements. Cal assenyalar que la forma més funcional de convertir és l’ús del paquet d'eines WhiteTown Converters Pack. Però, per desgràcia, el nombre de conversions gratuïtes en ell és limitat. El complement XlsToDBF us permet realitzar conversions totalment gratuïtes, però el procediment és molt més complicat. A més, la funcionalitat d’aquesta opció és molt limitada.
El "mitjà daurat" és un mètode que utilitza el programa Access. Igual que l'Excel, aquest és un desenvolupament de Microsoft i, per tant, no es pot dir que sigui una aplicació de tercers. A més, aquesta opció us permet convertir un fitxer Excel en diversos tipus de format dBase. Tot i que per aquesta mesura, l'accés continua sent inferior al programa WhiteTown.
