La creació de llistes desplegables permet no només estalviar temps a l’hora d’escollir una opció en el procés d’ompliment de taules, sinó també per protegir-vos de l’entrada incorrecta de dades incorrectes. Aquesta és una eina molt pràctica i pràctica. Descobrim com activar-lo a Excel i com utilitzar-lo, a més d'aprendre alguns matisos del maneig del mateix.
Utilitzant llistes desplegables
La llista desplegable, o com es diu, de les llistes desplegables s’utilitza més sovint a les taules. Amb la seva ajuda, podeu limitar l’interval de valors introduïts en una matriu de taules. Us permeten escollir introduir valors només a partir d’una llista preparada prèviament. Això accelera simultàniament el procediment d’entrada de dades i protegeix contra l’error.
Procediment de creació
En primer lloc, descobrirem com crear una llista desplegable. La manera més senzilla de fer-ho és amb una eina anomenada "Verificació de dades".
- Seleccioneu la columna de la matriu de taules, a les cel·les de les quals voleu col·locar la llista desplegable. Vés a la pestanya "Dades" i feu clic al botó "Verificació de dades". Es localitza a la cinta a bloc. "Treballant amb dades".
- S'inicia la finestra de l’eina. "Comprovar valors". Aneu a la secció "Opcions". A la zona "Tipus de dades" trieu de la llista "Llista". Després passem al camp "Font". Aquí heu d’especificar un grup d’elements que s’utilitzaran a la llista. Aquests noms es poden introduir manualment o podeu enllaçar-hi si ja s’han col·locat en un document d’Excel en altres llocs.
Si se selecciona l'entrada manual, cal que introduïu cada element de la llista a l'àrea a través d’un punt i coma (;).
Si voleu treure dades d'una matriu de taula ja existent, aneu al full on es troba (si es troba en un altre), poseu el cursor a la zona "Font" finestres de validació de dades i, a continuació, seleccioneu una matriu de cel·les on es troba la llista. És important que cada cel·la individual estigui situada a un element de llista independent. Després d'això, les coordenades del rang especificat haurien d'aparèixer a la zona "Font".
Una altra forma d’establir comunicació és assignar una matriu amb una llista de noms. Seleccioneu l'interval en el qual s’especifiquen els valors de dades. A l'esquerra de la barra de fórmules hi ha l'espai de noms. Per defecte, quan es selecciona un interval, es mostren les coordenades de la primera cel·la seleccionada. Per als nostres propòsits, simplement introduïm el nom que considerem més apropiat. Els requisits principals per al nom són que és únic dins del llibre, no té espais, i comença necessàriament amb una lletra. Ara, amb aquest nom, s’identificarà l’interval identificat anteriorment.
Ara a la finestra de verificació de dades de la zona "Font" necessiteu establir caràcter "="i després immediatament després introduïu el nom que hem assignat al rang. El programa identifica immediatament la connexió entre el nom i la matriu i arrossega la llista que hi ha situada.
Però serà molt més eficient utilitzar la llista si es converteix en una taula intel·ligent. En aquesta taula serà més fàcil canviar els valors, de manera que canviarà automàticament els elements de la llista. Per tant, aquest interval es convertirà realment en una taula de cerca.
Per convertir un interval en una taula intel·ligent, seleccioneu-lo i moveu-lo a la pestanya "Inici". Allà fem clic al botó "Format com a taula"que es col·loca a la cinta en bloc "Estils". S'obrirà un gran grup d'estils. L'elecció d'un estil determinat no afecta la funcionalitat de la taula i, per tant, escollim qualsevol d'ells.
Després d’obrir una petita finestra, que conté l’adreça de la matriu seleccionada. Si la selecció es va fer correctament, llavors no cal canviar res. Atès que la nostra gamma no té cap títol, article "Taula amb encapçalaments" El tick no hauria de ser. Tot i que específicament en el vostre cas, potser s’aplicarà el títol. Per tant, només cal prémer el botó. "D'acord".
Després d’aquest interval es formatarà com a taula. Si el seleccioneu, podeu veure al camp nom que se li assigna automàticament el nom. Aquest nom es pot utilitzar per inserir-lo a la zona. "Font" a la finestra de verificació de dades utilitzant l’algorisme descrit anteriorment. Però, si voleu utilitzar un nom diferent, podeu substituir-lo simplement escrivint l’espai de noms.
Si la llista es col·loca en un altre llibre, llavors per reflectir-la correctament, cal que apliqueu la funció FLOSS. L’operador especificat pretén formar enllaços "super-absoluts" als elements del full en forma de text. En realitat, el procediment es durà a terme gairebé exactament igual que en els casos descrits anteriorment, només en el camp de "Font" després del caràcter "=" ha d’indicar el nom de l’operador: "DVSSYL". Després d'això, l'adreça del rang, inclòs el nom del llibre i el full, s'ha d'especificar com a argument d'aquesta funció entre parèntesis. En realitat, com es mostra a la imatge següent.
- En aquest punt podríem acabar el procediment fent clic al botó. "D'acord" a la finestra de verificació de dades, però si voleu, podeu millorar el formulari. Aneu a la secció "Missatges d'entrada" finestra de verificació de dades. Aquí a la zona "Missatge" Podeu escriure un text que els usuaris veureu passant per sobre d’un element de llista amb una llista desplegable. Anotem el missatge que considerem necessari.
- A continuació, aneu a la secció "Missatge d'error". Aquí a la zona "Missatge" Podeu introduir el text que l’usuari haurà d’observar quan intenteu introduir dades incorrectes, és a dir, les dades que falten a la llista desplegable. A la zona "Visualitza" Podeu seleccionar la icona que s’acompanyarà d’un avís. Introduïu el text del missatge i feu clic a "D'acord".
Lliçó: Com crear una llista desplegable a Excel
Realització d’operacions
Ara veurem com treballem amb l’eina que hem creat anteriorment.
- Si col·loquem el cursor sobre qualsevol element del full a què s’ha aplicat la llista desplegable, veurem un missatge informatiu que vam introduir anteriorment a la finestra de verificació de dades. A més, apareixerà una icona de triangle a la dreta de la cel·la. Que serveix per accedir a la selecció d’elements de la llista. Fem clic en aquest triangle.
- Després de fer clic, s'obrirà el menú dels objectes de la llista. Conté tots els elements que es van introduir prèviament a través de la finestra de verificació de dades. Triem l’opció que considerem necessària.
- L’opció seleccionada es mostra a la cel·la.
- Si intentem introduir a la cel·la qualsevol valor que no estigui a la llista, aquesta acció es bloquejarà. Al mateix temps, si heu introduït un missatge d'advertència a la finestra de verificació de dades, es mostrarà a la pantalla. Cal fer clic al botó a la finestra d’avís. "Cancel·la" i amb el següent intent d’introduir les dades correctes.
D'aquesta manera, si és necessari, ompliu tota la taula.
Afegir un nou element
Però, i si encara necessiteu afegir un element nou? Les accions aquí depenen de com exactament vau formar la llista a la finestra de verificació de dades: s’ha introduït manualment o s’ha tret d’una matriu de taules.
- Si les dades per a la formació de la llista s’extreuen de l’array de taula, aneu-hi. Seleccioneu l'interval de cel·les. Si no és una taula intel·ligent, sinó un interval de dades senzill, haureu d'introduir una cadena al centre de la matriu. Si apliqueu una taula "intel·ligent", en aquest cas n'hi haurà prou amb introduir el valor requerit a la primera fila que hi ha a continuació i aquesta fila s'inclourà immediatament a la matriu de taules. Aquest és l’avantatge de la taula intel·ligent que hem esmentat anteriorment.
Però suposeu que estem davant d’un cas més complex, utilitzant el rang habitual. Per tant, seleccioneu la cel·la al centre de la matriu especificada. És a dir, per sobre d'aquesta cel·la i per sota hi hauria d’altres línies de matriu. Feu clic al fragment marcat amb el botó dret del ratolí. Al menú, seleccioneu l’opció "Enganxa ...".
- S'inicia una finestra, on heu de seleccionar un objecte d'inserció. Trieu l'opció "Cadena" i feu clic al botó "D'acord".
- Així, s’afegeix una línia buida.
- Introduïm en ell el valor que volem mostrar a la llista desplegable.
- Després d'això, tornem a la matriu de taula on es troba la llista desplegable. En fer clic al triangle a la dreta de qualsevol cel·la de la matriu, veiem que el valor que necessitem es va afegir als elements de la llista ja existents. Ara, si ho desitgeu, podeu seleccionar-lo per inserir-lo a l'element de la taula.
Però, què fer si la llista de valors no s’extreu d’una taula separada, però s’ha introduït manualment? En aquest cas, afegir un element també té el seu propi algorisme d’actuacions.
- Seleccioneu tot el rang de taules, els elements dels quals es troben a la llista desplegable. Aneu a la pestanya "Dades" i torneu a fer clic al botó "Verificació de dades" en un grup "Treballant amb dades".
- S'inicia la finestra de validació d'entrada. Vés a la secció "Opcions". Com podeu veure, tots els paràmetres aquí són exactament els mateixos que els vam establir abans. En aquest cas, estarem interessats en la zona "Font". Afegim allà a la llista que ja té, separada per punt i coma (;) el valor o els valors que volem veure a la llista desplegable. Després d'afegir-hi, feu clic "D'acord".
- Ara, si obrim la llista desplegable en una matriu de taules, veureu el valor afegit.
Elimina l'element
L'eliminació de l'element de llista es realitza d'acord amb el mateix algorisme que l'addició.
- Si les dades s’extreuen d’una matriu de taula, aneu a aquesta taula i feu clic amb el botó dret a la cel·la on es troba el valor, que s’haurà de suprimir. Al menú contextual, atureu la selecció de l’opció "Suprimeix ...".
- La finestra per eliminar les cel·les obertes és gairebé la mateixa que vam veure en afegir-les. Aquí tornem a posar el commutador a la posició "Cadena" i feu clic a "D'acord".
- La cadena de l’array de taules, com veiem, s’esborra.
- Ara tornem a la taula on es troben les cel·les amb la llista desplegable. Fem clic al triangle a la dreta de qualsevol cel·la. A la llista que obre, veiem que falta l’element suprimit.
Què fer si els valors es van afegir manualment a la finestra de verificació de dades i no amb l'ajuda d'una taula addicional?
- Seleccioneu l’abast de la taula amb una llista desplegable i aneu a la finestra per comprovar els valors, com hem fet abans. A la finestra especificada, aneu a la secció "Opcions". A la zona "Font" seleccioneu el valor que voleu eliminar amb el cursor. A continuació, feu clic al botó Suprimeix al teclat.
- Després d’eliminar l’ítem, feu clic a "D'acord". Ara no estarà a la llista desplegable, de la mateixa manera que vam veure a l’opció anterior amb la taula.
Eliminació completa
Al mateix temps, hi ha situacions en què la llista desplegable s'ha d'eliminar completament. Si no us importa que es guardin les dades introduïdes, la supressió és molt senzilla.
- Seleccioneu tota la matriu on es troba la llista desplegable. Vés a la pestanya "Inici". Feu clic a la icona "Neteja"que es col·loca a la cinta en bloc Edició. Al menú que s'obre, seleccioneu la posició "Esborra-ho tot".
- Quan se selecciona aquesta acció, s’eliminaran tots els valors dels elements seleccionats del full, s’eliminarà el format i, a més, l’objectiu principal de la tasca s’aconseguirà: s’eliminarà la llista desplegable i ara podeu introduir qualsevol valor manualment a les cel·les.
A més, si l’usuari no necessita desar les dades introduïdes, hi ha una altra opció per eliminar la llista desplegable.
- Seleccioneu l'interval de cel·les buides, que és equivalent al rang d'elements de la matriu amb una llista desplegable. Vés a la pestanya "Inici" i allà fem clic a la icona "Còpia"que es localitza a la cinta a la zona "Portapapers".
A més, en lloc d’aquesta acció, podeu fer clic al fragment indicat amb el botó dret del ratolí i aturar l’opció "Còpia".
És encara més fàcil aplicar un conjunt de botons immediatament després de la selecció. Ctrl + C.
- Després, seleccioneu aquest fragment de la matriu de taula, on es troben els elements desplegables. Premeu el botó Enganxalocalitzat a la cinta de la pestanya "Inici" a la secció "Portapapers".
La segona opció és fer clic amb el botó dret a la selecció i aturar la selecció de l’opció Enganxa en un grup "Opcions d'inserció".
Finalment, és possible marcar simplement les cel·les desitjades i escriure una combinació de botons. Ctrl + V.
- Per a qualsevol de les anteriors, en lloc de les cel·les que continguin valors i llistes desplegables, s’inserirà un fragment absolutament net.
Si ho desitgeu, de la mateixa manera, no podeu inserir un interval buit, sinó un fragment copiat amb dades. El desavantatge de les llistes desplegables és que no podeu introduir manualment dades que no es troben a la llista, però podeu copiar-la i enganxar-la. En aquest cas, la comprovació de dades no funcionarà. A més, tal com hem descobert, es destruirà l’estructura de la llista desplegable.
Sovint, encara necessiteu eliminar la llista desplegable, però al mateix temps deixeu els valors que s’han introduït usant-hi i formatant-los. En aquest cas, s'han de prendre més accions correctes per eliminar l’eina de farciment especificada.
- Seleccioneu tot el fragment en què es troben els elements amb una llista desplegable. Vés a la pestanya "Dades" i feu clic a la icona "Verificació de dades"que, com recordem, va publicar a la cinta del grup "Treballant amb dades".
- S'obrirà una coneguda finestra de validació d’entrada. Estant en qualsevol secció de l’eina especificada, necessitem realitzar una única acció: feu clic al botó. "Esborra-ho tot". Es troba a la cantonada inferior esquerra de la finestra.
- Després d'això, es pot tancar la finestra de verificació de dades fent clic al botó de tancament estàndard a la seva cantonada superior dreta en forma de creu o al botó "D'acord" al final de la finestra.
- A continuació, seleccioneu qualsevol de les cel·les en què s'hagi col·locat la llista desplegable. Com podeu veure, ara no hi ha cap suggeriment quan seleccioneu l'element, ni un triangle per trucar a la llista a la dreta de la cel·la. Però al mateix temps, el format i tots els valors introduïts amb la llista es van mantenir intactes. Això significa que vam fer front a la tasca amb èxit: l’eina que ja no necessitem s’elimina, però els resultats de la seva feina queden intactes.
Com podeu veure, la llista desplegable pot facilitar enormement la introducció de dades a les taules, així com evitar la introducció de valors incorrectes. Això reduirà el nombre d’errors en omplir les taules. Si s’ha d’afegir algun valor, sempre podeu fer el procediment d’edició. L’opció d’edició dependrà del mètode de creació. Després d'omplir la taula, podeu eliminar la llista desplegable, tot i que no cal fer-ho. La majoria dels usuaris prefereixen deixar-lo fins i tot després d’acabar de completar la taula amb dades.
