Quan es treballa a Excel, algunes taules assoleixen una mida bastant impressionant. Això condueix al fet que la mida del document augmenta, de vegades fins i tot fins a una dotzena de megabytes o més. Un augment del pes d’un llibre de treball d’Excel no només condueix a un augment d’espai que ocupa al disc dur, sinó que, sobretot, a una desacceleració de la velocitat d’execució de diverses accions i processos. Simplement, quan es treballa amb aquest document, Excel comença a disminuir la velocitat. Per tant, la qüestió d’optimitzar i reduir la mida d’aquests llibres esdevé urgent. Vegem com es pot reduir la mida del fitxer a Excel.
El procediment per reduir la mida del llibre
Optimitzar el fitxer expandit hauria de tenir diverses direccions alhora. Molts usuaris no endevinen, però sovint el llibre d’Excel conté una gran quantitat d’informació innecessària. Quan un fitxer és petit, ningú no posa especial atenció en això, però si el document es torna complicat, cal que ho optimitzeu amb tots els paràmetres possibles.
Mètode 1: reduir el rang de treball
L’abast de treball és l’àrea en què l’Excel recorda les accions. En calcular un document, el programa torna a calcular totes les cel·les de l’espai de treball. Però no sempre es correspon amb el rang en què realment funciona l’usuari. Per exemple, un espai configurat sense voler, molt per sota de la taula, ampliarà la mida de l’interval de treball a l’element on es troba aquest espai. Resulta que quan es calcula de nou, Excel processarà cada vegada un munt de cel·les buides. Vegem com es pot solucionar aquest problema mitjançant l’exemple d’una taula específica.
- Primer, mireu-ne el pes abans d’optimitzar, per comparar el que serà després del procediment. Això es pot fer movent-vos a la pestanya "Fitxer". Aneu a la secció "Detalls". A la part dreta de la finestra oberta s'indiquen les principals propietats del llibre. El primer element de propietats és la mida del document. Com podeu veure, en el nostre cas és de 56,5 kilobytes.
- En primer lloc, haureu de saber com la zona de treball real del full difereix de la que realment necessita l’usuari. Això és bastant fàcil de fer. Ens situem a qualsevol cel·la de la taula i escrivim la combinació de tecles Ctrl + Fi. Excel immediatament es mou a la darrera cel·la, que el programa considera com a element final de l’espai de treball. Com podeu veure, en el nostre cas particular, aquesta és la línia 913383. Atès que la taula realment només ocupa les sis primeres línies, es pot afirmar que les línies de 913377 són, de fet, una càrrega inútil, que no només augmenta la mida del fitxer, sinó, a causa de El recàlcul constant de tot el rang del programa en realitzar qualsevol acció condueix a una desacceleració del treball del document.
Per descomptat, en realitat, una diferència tan gran entre l’àmbit de treball real i l’excel que té és bastant rar, i vam tenir un nombre tan gran de línies per a més claredat. Tot i que, de vegades, hi ha fins i tot casos en què tota l'àrea d'un full es considera una àrea de treball.
- Per solucionar aquest problema, cal esborrar totes les línies, començant pel primer buit i fins al final del full. Per fer-ho, seleccioneu la primera cel·la, que es troba immediatament a sota de la taula i escriviu la combinació de tecles Ctrl + Maj + Fletxa avall.
- Com podeu veure, després d'això, s’han seleccionat tots els elements de la primera columna, començant per la cel·la especificada i fins al final de la taula. A continuació, feu clic al contingut amb el botó dret del ratolí. Al menú contextual obert, seleccioneu l’element "Suprimeix".
Molts usuaris intenten suprimir fent clic al botó. Suprimeix al teclat, però això no és correcte. Aquesta acció elimina el contingut de les cel·les, però no les elimina elles mateixes. Per tant, en el nostre cas no ajudarà.
- Després de triar l’ítem "Suprimeix ..." Al menú contextual, s'obrirà una finestra de supressió de cel·la petita. Posem el canvi en la posició "Cadena" i feu clic al botó "D'acord".
- S'han suprimit totes les línies de l’interval seleccionat. Assegureu-vos de tornar a guardar el llibre fent clic a la icona del disquet a la part superior esquerra de la finestra.
- Ara anem a veure com ens va ajudar. Seleccioneu qualsevol cel·la de la taula i escriviu la drecera Ctrl + Fi. Com podeu veure, Excel ha seleccionat l'última cel·la de la taula, el que significa que és ara l'últim element de l'espai de treball del full.
- Ara passem a la secció "Detalls" pestanyes "Fitxer"per saber quant s'ha reduït el pes del nostre document. Com podeu veure, ara és de 32,5 KB. Recordem que abans del procediment d’optimització, la seva mida era de 56,5 KB. Així, es va reduir en més d’1,7 vegades. Però en aquest cas, el principal èxit no és ni tan sols una reducció del pes del fitxer, sinó el fet que el programa estigui alliberat de recalcular el rang realment inutilitzat, que augmentarà significativament la velocitat de processament del document.
Si el llibre conté diversos fulls amb els quals treballeu, cal que feu un procediment similar amb cadascun d’ells. Això reduirà encara més la mida del document.
Mètode 2: eliminar el format redundant
Un altre factor important que fa que un document d’Excel sigui més pesat és el format redundant. Això pot incloure l’ús de diferents tipus de tipus de lletra, fronteres, formats numèrics, però en primer lloc es refereix a l’ompliment de cèl·lules amb diferents colors. Per tant, abans de formatar el fitxer, heu de pensar dues vegades, i si val la pena fer-ho, o sense aquest procediment, podeu fer-ho fàcilment.
Això és especialment cert per als llibres que contenen una gran quantitat d'informació, que ja tenen una mida considerable. Afegir un format a un llibre pot augmentar el seu pes fins i tot diverses vegades. Per tant, és necessari triar el "mitjà daurat" entre la visibilitat de la informació presentada al document i la mida del fitxer, per aplicar el format només quan sigui realment necessari.
Un altre factor relacionat amb el format, la ponderació, és que alguns usuaris prefereixen formatar les cel·les "amb un marge". És a dir, formaten no només la taula mateixa, sinó també el rang que hi ha sota ella, de vegades fins i tot al final del full, amb l’esperança que quan s'afegeixin noves files a la taula, no serà necessari formatar-les de nou cada vegada.
Però no se sap amb exactitud quan s’afegiran noves línies i quants s’afegiran, i amb aquest format previ farem el fitxer encara, que també tindrà un efecte negatiu sobre la velocitat del treball amb aquest document. Per tant, si heu aplicat el format a les cel·les buides que no s’inclouen a la taula, definitivament s’hauria d’eliminar.
- Primer de tot, heu de seleccionar totes les cel·les que es troben a sota del rang amb les dades. Per fer-ho, feu clic al número de la primera línia buida del panell de coordenades verticals. Es ressalta tota la línia. Després, utilitzeu la combinació de tecles ràpides que ja coneixem. Ctrl + Maj + Fletxa avall.
- Després d'això, es ressaltarà tot el rang de files per sota de la part de la taula plena de dades. Estar a la pestanya "Inici" feu clic a la icona "Neteja"que es troba a la cinta del bloc d'eines Edició. S'obrirà un petit menú. Trieu una posició en ella "Esborra formats".
- Després d’aquesta acció a totes les cel·les de l’interval seleccionat, s’eliminarà el format.
- De la mateixa manera, podeu eliminar el format innecessari de la taula. Per fer-ho, seleccionem cel·les individuals o un interval en què considerem que el format és mínimament útil, feu clic al botó. "Neteja" A la cinta i de la llista, seleccioneu l’element "Esborra formats".
- Com podeu veure, el format de l’àmbit seleccionat de la taula s’ha eliminat completament.
- Després d'això, tornem a aquest rang alguns elements de format que considerem apropiats: vores, formats numèrics, etc.
Els passos anteriors ajudaran a reduir significativament la mida del llibre de treball d’Excel i accelerar-ne el treball. Però és millor utilitzar inicialment el format només quan és realment adequat i necessari, que passar temps per optimitzar el document.
Lliçó: Format de les taules d'Excel
Mètode 3: suprimir enllaços
En alguns documents, un nombre molt gran d’enllaços, des d’on s’estableixen valors. Això també pot frenar seriosament la velocitat del treball en ells. Els enllaços externs a altres llibres influeixen especialment en això, tot i que els enllaços interns també tenen un efecte negatiu sobre la velocitat. Si la font des de la qual l'enllaç pren la informació no està actualitzada constantment, és a dir, té sentit substituir les adreces de referència de les cel·les amb valors normals. Això pot augmentar la velocitat de treball amb el document. Podeu veure si l’enllaç o el valor es troba en una cel·la específica; podeu seleccionar la barra de fórmules després de seleccionar l’element.
- Seleccioneu l'àrea que conté els enllaços. Estar a la pestanya "Inici", feu clic al botó "Còpia" que es troba a la cinta del grup de configuració "Portapapers".
Alternativament, després de seleccionar l’interval, podeu utilitzar una combinació de tecles ràpides. Ctrl + C.
- Després de copiar les dades, no traieu la selecció de la zona, sinó feu-hi clic amb el botó dret del ratolí. S'inicia el menú contextual. En ell al bloc "Opcions d'inserció" haureu de fer clic a la icona "Valors". Sembla un pictograma amb les figures que es mostren.
- Després d'això, tots els enllaços de l'àrea seleccionada seran substituïts per valors estadístics.
Però cal recordar que aquesta opció d’optimitzar un llibre de treball d’Excel no sempre és acceptable. Es pot utilitzar només quan les dades de la font original no són dinàmiques, és a dir, no canvien amb el temps.
Mètode 4: canvis de format
Una altra manera de reduir significativament la mida del fitxer és canviar el format. Aquest mètode probablement ajuda més que tots els altres a comprimir un llibre, encara que també cal utilitzar les opcions presentades anteriorment en combinació.
A Excel, hi ha diversos formats de fitxer "natius": xls, xlsx, xlsm, xlsb. El format xls era l’extensió de base per a la versió del programa d’Excel 2003 i anteriors. Ja està desactualitzat, però, encara hi ha molts usuaris que continuen aplicant-se. A més, hi ha casos en què heu de tornar a treballar amb fitxers antics que es van crear fa molts anys, fins i tot en els moments en què no hi havia formats moderns. Per no esmentar el fet que molts programes de tercers que no saben gestionar versions posteriors de documents d’Excel funcionen amb llibres amb aquesta extensió.
Cal assenyalar que el llibre amb l’extensió xls té una mida molt més gran que el seu analògic modern del format xlsx, que actualment utilitza Excel com a principal. En primer lloc, això es deu al fet que els fitxers xlsx, de fet, són arxius comprimits. Per tant, si utilitzeu l’extensió xls, però voleu reduir el pes del llibre, podeu fer-ho simplement rescatant-lo al format xlsx.
- Per convertir un document del format xls en format xlsx, aneu a la pestanya "Fitxer".
- A la finestra que s'obrirà, presti atenció immediatament a la secció "Detalls"on s'indica que actualment el pes del document és de 40 Kb. A continuació, feu clic al nom "Desa com ...".
- S'obrirà una finestra de desament. Si ho desitgeu, podeu anar a un directori nou, però per a la majoria d’usuaris és més convenient guardar el document nou al mateix lloc que l’origen. Si es vol, es pot canviar el nom del llibre al camp "Nom del fitxer", encara que no necessàriament. El més important d’aquest procediment és posar al camp "Tipus de fitxer" significat "Llibre de treball Excel (.xlsx)". Després, podeu prémer el botó "D'acord" al final de la finestra.
- Després d’haver guardat, aneu a la secció "Detalls" pestanyes "Fitxer", per veure quant pes es redueix. Com podeu veure, ara és de 13,5 KB enfront de 40 KB abans del procediment de conversió. És a dir, només una preservació en format modern ens va permetre comprimir el llibre gairebé tres vegades.
A més, a Excel hi ha un altre format xlsb modern o un llibre binari. En ell, el document s’emmagatzema en una codificació binària. Aquests fitxers pesen encara menys que els llibres de xlsx. A més, l’idioma en què s’escriuen és el més proper a Excel. Per tant, funciona amb aquests llibres més ràpid que amb qualsevol altra extensió. Al mateix temps, el llibre del format especificat en termes de funcionalitat i la possibilitat d'utilitzar diverses eines (format, funcions, gràfics, etc.) no és inferior al format xlsx i supera el format xls.
El principal motiu pel qual xlsb no es va convertir en el format per defecte a Excel és que els programes de tercers amb prou feines funcionen amb ell. Per exemple, si necessiteu exportar informació d’Excel al programa 1C, es pot fer amb documents xlsx o xls, però no amb xlsb. Però, si no teniu intenció de transferir dades a cap programa de tercers, podeu desar el document de forma segura en format xlsb. Això us permetrà reduir la mida del document i augmentar-ne la velocitat.
El procediment per desar un fitxer a l’extensió xlsb és similar al que vam fer per a l’extensió xlsx. A la pestanya "Fitxer" feu clic a l'article "Desa com ...". A la finestra de guardar oberta al camp "Tipus de fitxer" heu de triar una opció "Llibre de treball binari d'Excel (* .xlsb)". A continuació, feu clic al botó. "Desa".
Observem el pes del document a la secció. "Detalls". Com podeu veure, ha disminuït encara més i ara només és de 11,6 KB.
En resum, podem dir que si es treballa amb un fitxer en un format, la manera més eficaç de reduir-ne la mida és recuperar-la en formats xlsx o xlsb moderns. Si ja esteu utilitzant aquestes extensions de fitxer, a continuació, per reduir el seu pes, haureu de configurar correctament l’espai de treball, eliminar el format redundant i enllaços innecessaris. Obtindreu el major rendiment si feu totes aquestes accions en un complex i no us limiteu a una sola opció.
