Quan es treballa amb taules, sovint hi ha casos en què, a més dels totals generals, és necessari manipular els intermedis. Per exemple, a la taula de vendes de béns del mes, en la qual cada línia individual indica la quantitat d’ingressos de la venda d’un tipus específic de producte per dia, podeu afegir subtotals diaris de la venda de tots els productes i al final de la taula especifiqueu el valor dels ingressos mensuals totals de l’empresa. Descobrim com fer subtotals a Microsoft Excel.
Condicions per utilitzar la funció
Però, per desgràcia, no totes les taules i conjunts de dades són adequats per aplicar-los la funció subtotal. Les principals condicions inclouen les següents:
- la taula ha de tenir el format d'una àrea de cel·la normal;
- L’encapçalament de la taula ha de consistir en una línia i s’ha de col·locar a la primera línia del full;
- La taula no hauria de contenir files amb dades en blanc.
Creeu subtotals
Per crear subtotals, aneu a la pestanya "Dades" a Excel. Seleccioneu qualsevol cel·la de la taula. Després, feu clic al botó "Subtotal", que es troba a la cinta del bloc d’eines "Estructura".
A continuació, s’obrirà una finestra en la qual voleu configurar la resta de subtotals. En aquest exemple, necessitem veure els ingressos totals de tots els productes per a cada dia. El valor de data es troba a la columna del mateix nom. Per tant, al camp "Amb cada canvi de" seleccioneu la columna "Data".
Al camp "Operació" trieu el valor "Quantitat", ja que hem de coincidir exactament amb la quantitat diària. A més de la quantitat, hi ha moltes altres operacions disponibles, entre les quals hi ha:
- quantitat;
- màxim;
- mínim;
- el treball.
Atès que els valors d’ingressos es mostren a la columna "Quantitat d’ingressos, rubles", al camp "Afegeix totals per" el seleccionem de la llista de columnes d’aquesta taula.
A més, cal que marqueu, si no està establerta, al costat del paràmetre "Substitueix els totals totals". Això permetrà, en recalcular una taula, si no esteu realitzant el procediment per calcular els subtotals per primera vegada amb ella, i no duplicar el registre dels mateixos totals moltes vegades.
Si marqueu la casella "Fi de pàgina entre grups", a la impressió, cada bloc de la taula amb totals intermedis s’imprimirà en una pàgina independent.
Si marqueu la casella situada al costat del valor "Totals sota les dades", els subtotals es configuraran sota un bloc de línies, la suma dels quals es calcula. Si desmarqueu aquesta casella, els resultats apareixeran per sobre de les línies. Però és ell mateix qui determina la comoditat que té. Per a la majoria de les persones, és més convenient col·locar els totals sota les files.
Després de completar tots els paràmetres de subtotal, feu clic al botó "D'acord".
Com podeu veure, els subtotals van aparèixer a la nostra taula. A més, es poden minimitzar tots els grups de línies, units per un resultat intermedi, simplement fent clic al signe menys, a l'esquerra de la taula, enfront d'un grup específic.
Per tant, és possible col·lapsar totes les files d'una taula, deixant només visibles els totals intermedis i grans.
També cal tenir en compte que en canviar les dades a les files de la taula, es recalcularà el subtotal automàticament.
Fórmula "INTERIM. RESULTATS"
A més, és possible mostrar subtotals a través d’un botó de la cinta, però aprofitant la possibilitat de trucar a una funció especial mitjançant el botó Insereix funció. Per fer-ho, primer feu clic a la cel·la on es mostraran els subtotals, feu clic al botó especificat, situat a l'esquerra de la barra de fórmules.
S'obrirà l'assistent de funcions. Entre la llista de funcions es busca l’element "INTERIM. RESULTATS". Seleccioneu-lo i feu clic al botó "D'acord".
S'obre una finestra on cal introduir els arguments de la funció. A la línia "Nombre de funció" heu d’introduir el número d’onze variants de processament de dades, és a dir:
- mitjana aritmètica;
- nombre de cel·les;
- el nombre de cel·les plenes;
- el valor màxim de la matriu de dades seleccionada;
- valor mínim;
- generació de dades a les cèl·lules;
- desviació estàndard de la mostra;
- desviació estàndard de la població total;
- quantitat;
- variancia en la mostra;
- dispersió en la població general.
Per tant, introduïm en el camp el nombre de l’acció que volem aplicar en un cas concret.
A la columna "Enllaç 1" heu d’especificar un enllaç a la matriu de cel·les per a la qual voleu establir valors intermedis. Es permeten fins a quatre matrius separades. Quan afegiu coordenades a un interval de cel·les, apareix una finestra immediatament per tal que pugueu afegir l’interval següent.
Com que no és convenient introduir manualment l’interval en tots els casos, simplement feu clic al botó situat a la dreta del formulari d’entrada.
En aquest cas, es minimitzarà la finestra d’argument de la funció. Ara només podeu seleccionar la matriu de dades desitjada amb el cursor. Després d’introduir automàticament el formulari, feu clic al botó situat a la dreta d’aquest formulari.
La finestra d’argument de funció s’obre de nou. Si heu d’afegir una o més matrius de dades, afegiu el mateix algorisme que s’ha descrit anteriorment. En el cas contrari, feu clic al botó "D'acord".
Després d'això, es formaran els subtotals del rang de dades seleccionat a la cel·la en què es troba la fórmula.
La sintaxi d’aquesta funció és la següent: "INTERMEDIATE.RATINGS (nombre_funció; adreces d’adreça_reda). En el nostre cas particular, la fórmula tindrà aquest aspecte:" INTERMEDIATE.REDUCTION (9; C2: C6) ". Aquesta funció, mitjançant aquesta sintaxi, es pot introduir a les cel·les. i manualment, sense trucar al Màster de Funcions. Només heu de recordar que poseu el signe "=" al davant de la fórmula a la cel·la.
Com podeu veure, hi ha dues maneres principals de formar subtotals: a través d’un botó a la cinta ia través d’una fórmula especial. A més, l’usuari ha de determinar quin valor es mostrarà com a resultat: suma, mínim, mitjana, valor màxim, etc.
