Un dels problemes que els usuaris troben quan es treballa amb taules a Microsoft Excel és l’error "Massa formats de cel·les diferents". És especialment habitual quan es treballa amb taules amb l’extensió .xls. Comprenguem l'essència d'aquest problema i esbrinarà com es pot resoldre.
Vegeu també: Com reduir la mida del fitxer a Excel
Resolució de problemes
Per entendre com arreglar l’error, cal conèixer la seva essència. El fet és que els fitxers Excel amb l’extensió XLSX admeten treballs simultanis amb 64000 formats al document, i amb l’extensió XLS, només 4000. Si se superen aquests límits, es produeix aquest error. Un format és una combinació de diversos elements de format:
- Fronteres;
- Omplir;
- Tipus de lletra;
- Histogrames, etc.
Per tant, hi pot haver diversos formats en una cel·la a la vegada. Si s'utilitza un format excessiu en el document, això pot provocar un error. Ara descobrirem com solucionar aquest problema.
Mètode 1: deseu el fitxer amb l’extensió XLSX
Com es va esmentar anteriorment, els documents amb l’extensió XLS donen suport al treball simultani amb només 4.000 unitats de format. Això explica el fet que sovint es produeix aquest error en ells. La conversió del llibre a un document XLSX més modern, que admet treballs simultanis amb 64000 elements de format, us permetrà utilitzar aquests elements 16 vegades més abans que es produeixi aquest error.
- Aneu a la pestanya "Fitxer".
- A més, al menú vertical esquerre es fa clic a l’element "Desa com".
- S'inicia la finestra de desar el fitxer. Si ho desitgeu, es pot desar en un altre lloc i no on es troba el document d'origen si aneu a un directori de disc dur diferent. També al camp "Nom de fitxer" Opcionalment, podeu canviar el nom. Però aquestes no són condicions obligatòries. Aquests paràmetres es poden deixar per defecte. La tasca principal és en el camp "Tipus de fitxer" canviar el valor "Llibre de treball Excel 97-2003" on "Llibre de treball Excel". Per fer-ho, feu clic en aquest camp i seleccioneu el nom apropiat de la llista que s'obre. Després de realitzar aquest procediment, feu clic al botó. "Desa".
Ara el document es desarà amb l’extensió XLSX, que us permetrà treballar amb un gran nombre de formats fins a 16 vegades a la vegada, que no pas el cas amb el fitxer XLS. En la majoria dels casos, aquest mètode elimina l’error que estem estudiant.
Mètode 2: neteja els formats en línies en blanc
Però encara hi ha moments en què l'usuari treballa amb l'extensió XLSX, però encara té aquest error. Això es deu al fet que quan es treballava amb el document es va superar la línia en 64000 formats. A més, per certes raons, és possible que hàgiu de desar el fitxer amb l’extensió XLS i no l’extensió XLSX, ja que, per exemple, més programes de tercers poden treballar amb el primer. En aquests casos, cal buscar una altra manera de sortir d'aquesta situació.
Sovint, molts usuaris formaten l'espai d'una taula amb un marge per no perdre el temps en aquest procediment en cas d'una extensió de taula. Però es tracta d’un enfocament absolutament equivocat. Per aquest motiu, la mida del fitxer augmenta significativament, es treballa més lentament, a més, aquestes accions poden generar un error, que estem discutint en aquest tema. Per tant, cal eliminar aquests excessos.
- Primer de tot, hem de seleccionar tota l'àrea sota la taula, començant per la primera fila, en la qual no hi ha dades. Per fer-ho, feu clic al botó esquerre del ratolí sobre el nom numèric d'aquesta línia al panell de coordenades verticals. Seleccioneu tota la fila. Apliqueu pressionant una combinació de botons Ctrl + Maj + Fletxa avall. Es ressalta tot l’interval de documents sota la taula.
- A continuació, aneu a la pestanya "Inici" i feu clic a la icona de la cinta "Neteja"que es troba al bloc d’eines Edició. S'obrirà una llista en la qual seleccionarem una posició. "Esborra formats".
- Després d’aquesta acció, s’eliminarà l’interval seleccionat.
De la mateixa manera, podeu realitzar la neteja a les cel·les de la dreta de la taula.
- Feu clic al nom de la primera columna que no s’omplirà de dades al tauler de coordenades. Hi ha una selecció d’ella fins al fons. Després produïm un conjunt de combinacions de botons. Ctrl + Maj + Fletxa dreta. Al mateix temps, es ressalta tot l’interval de documents a la dreta de la taula.
- Després, com en el cas anterior, feu clic a la icona "Neteja", i al menú desplegable, seleccioneu l’opció "Esborra formats".
- Després, s’eliminarà a totes les cel·les de la dreta de la taula.
Un procediment similar quan es produeix un error, del qual estem parlant en aquesta lliçó, no és superflu per dur a terme ni tan sols si a primera vista sembla que els rangs següents i a la dreta de la taula no tenen cap format. El fet és que poden contenir formats "ocults". Per exemple, pot haver-hi text o números en una cel·la, però està en format negre, etc. Per tant, no sigueu mandrosos, en cas d’error, per dur a terme aquest procediment, fins i tot sobre bandes aparentment buides. A més, no us oblideu de possibles columnes i files ocultes.
Mètode 3: suprimir formats dins d'una taula
Si la versió anterior no ajudés a resoldre el problema, haureu de parar atenció a l’excessiu format de la taula. Alguns usuaris fan el format de la taula fins i tot quan no conté cap informació addicional. Pensen que fan que la taula sigui més bella, però, de fet, sovint, a banda d’aquest disseny sembla més insípid. Pitjor encara, si aquestes coses provoquen la inhibició del programa o un error que descrivim. En aquest cas, haureu de deixar només un format realment significatiu a la taula.
- En els intervals en què es pot esborrar completament el format, i això no afectarà el contingut d'informació de la taula, realitzarem el procediment utilitzant el mateix algorisme que el descrit en el mètode anterior. Primer, seleccioneu l'interval de la taula per netejar. Si la taula és molt gran, aquest procediment serà més convenient fer-ho mitjançant la combinació de botons Ctrl + Maj + Fletxa dreta (a l'esquerra, amunt, baixar). Si seleccioneu una cel·la dins de la taula, utilitzant aquestes tecles, la selecció només es farà dins del mateix i no al final del full, com al mètode anterior.
Pressionem el botó que ja ens és familiar. "Neteja" a la pestanya "Inici". A la llista desplegable, seleccioneu l’opció "Esborra formats".
- L’interval de taula seleccionat s’eliminarà completament.
- L’única cosa que cal fer més endavant és establir les vores del fragment buidat, si estan presents a la resta de la matriu de taules.
Però per a algunes àrees de la taula, aquesta opció no funcionarà. Per exemple, en un determinat interval, podeu eliminar l’emplenament, però heu de deixar el format de data, en cas contrari les dades no es mostraran correctament, les vores i alguns altres elements. El mateix camí d’acció, de què hem parlat anteriorment, elimina completament el format.
Però hi ha una sortida en aquest cas, però, consumeix més temps. En aquestes circumstàncies, l'usuari haurà de destinar cada bloc de cel·les formatades de manera uniforme i eliminar manualment el format, que es pot prescindir.
Per descomptat, aquest és un exercici llarg i meticulós, si la taula és massa gran. Per tant, és millor no maltractar "bonica" en redactar un document, de manera que posteriorment no hi hagi problemes, i haureu de dedicar molt de temps a resoldre'ls.
Mètode 4: Suprimeix la formatació condicional
El format condicional és una eina de visualització de dades molt convenient, però el seu ús excessiu també pot causar l’error que estem estudiant. Per tant, és necessari revisar la llista de regles de format condicional aplicades en aquest full i eliminar-ne les posicions que es poden prescindir.
- Situat a la pestanya "Inici"feu clic al botó "Format condicional"que està en bloc "Estils". Al menú que s’obre després d’aquesta acció, seleccioneu l’element "Gestió de la regla".
- A continuació, s'inicia la finestra de control de regles, on es troba la llista d’elements de format condicional.
- Per defecte, només es mostren els elements del fragment seleccionat. Per mostrar totes les regles al full, moveu el botó cap al camp "Mostra les regles de formatació" en posició "Aquest full". Després es mostraran totes les regles del full actual.
- A continuació, seleccioneu la regla, sense la qual podeu fer-ho, i feu clic al botó "Suprimeix la regla".
- D'aquesta manera, eliminem aquelles regles que no tenen un paper important en la percepció visual de les dades. Un cop finalitzat el procediment, feu clic al botó. "D'acord" al final de la finestra Gestor de regles.
Si voleu eliminar completament la formatació condicional d’un interval concret, és encara més fàcil de fer.
- Seleccioneu l’interval de cel·les en què planegem eliminar.
- Feu clic al botó "Format condicional" en bloc "Estils" a la pestanya "Inici". A la llista que apareix, seleccioneu l’opció "Suprimeix les normes". A més, s’obre una llista més. En ell, seleccioneu l’element "Elimina regles de les cel·les seleccionades".
- Després d'això, se suprimeixen totes les regles de l’interval seleccionat.
Si voleu eliminar completament la formatació condicional, a la darrera llista de menú, seleccioneu l’opció "Elimina regles de tota la llista".
Mètode 5: Suprimeix els estils d’usuari
A més, es pot produir aquest problema a causa de l’ús d’un gran nombre d’estils personalitzats. I poden aparèixer com a resultat d'importar o copiar d'altres llibres.
- Aquest problema es resol de la manera següent. Aneu a la pestanya "Inici". A la cinta del bloc d’eines "Estils" feu clic al grup Estils de cel·la.
- S'obrirà el menú d'estil. Presenta diversos estils de decoració cel·lular, que són, de fet, combinacions fixes de diversos formats. A la part superior de la llista hi ha un bloc "Personalitzat". Només aquests estils no s’incorporen originalment a Excel, sinó que són el producte de les accions dels usuaris. En cas d’error, l’eliminació del qual estem estudiant, es recomana eliminar-los.
- El problema és que no hi ha cap eina integrada per a l'eliminació massiva d'estils, de manera que heu de suprimir cadascun d'ells per separat. Passeu el cursor sobre un estil específic del grup. "Personalitzat". Feu clic amb ell amb el botó dret del ratolí i seleccioneu l’opció al menú contextual "Suprimeix ...".
- D'aquesta manera eliminarem tots els estils del bloc. "Personalitzat"fins que només hi hagi estils d’Excel en línia.
Mètode 6: Suprimeix els formats d'usuari
Un procediment molt similar per eliminar els estils és eliminar els formats personalitzats. És a dir, eliminarem aquells elements que no estiguin integrats per defecte a Excel, però que siguin implementats per l’usuari o s’hagin incrustat en el document d’una altra manera.
- En primer lloc, haurem d’obrir la finestra de formatació. La manera més habitual de fer-ho és fer clic amb el botó dret a qualsevol lloc del document i seleccionar l’opció al menú contextual. "Format de cel·les ...".
També podeu estar a la pestanya "Inici", feu clic al botó "Format" en bloc "Cèl·lules" a la cinta. Al menú Inici, seleccioneu l’element "Format de cel·les ...".
Una altra opció per trucar a la finestra que necessitem és un conjunt de tecles de drecera Ctrl + 1 al teclat.
- Després de realitzar qualsevol de les accions descrites anteriorment, començarà la finestra de formatació. Aneu a la pestanya "Nombre". Al bloc de paràmetres "Formats de nombre" establiu el commutador a la posició "(tots els formats)". A la part dreta d'aquesta finestra hi ha un camp que conté una llista de tots els tipus d’elements utilitzats en aquest document.
Seleccioneu cadascun d'ells amb el cursor. És més convenient moure-us al següent nom amb la tecla "A baix" al teclat de la unitat de navegació. Si l’element és en línia, el botó "Suprimeix" sota de la llista estarà inactiu.
- Tan aviat com es ressalti l’element personalitzat afegit, el botó "Suprimeix" es convertirà en actiu. Fes clic sobre ell. De la mateixa manera, eliminarem tots els noms de format personalitzats de la llista.
- Després de completar el procediment, assegureu-vos de fer clic al botó. "D'acord" al final de la finestra.
Mètode 7: Traieu els fulls no desitjats
Hem descrit les accions per resoldre un problema només en un full. Però no oblideu que cal fer exactament les mateixes manipulacions amb tota la resta del llibre ple de dades.
A més, els fulls o fulls innecessaris, quan la informació es duplica, és millor suprimir-la. Això es fa simplement.
- Feu clic amb el botó dret del ratolí a l’etiqueta del full que s’hauria de suprimir, situada a sobre de la barra d’estat. A continuació, al menú que apareix, seleccioneu l’element "Suprimeix ...".
- Després d'això, s'obrirà un quadre de diàleg que requereix confirmació de la supressió de la drecera. Feu clic al botó "Suprimeix".
- A continuació, l’etiqueta seleccionada s’eliminarà del document i, en conseqüència, tots els elements de format que hi figuren.
Si necessiteu esborrar diverses dreceres consecutives, feu clic al primer amb el botó esquerre del ratolí i, a continuació, feu clic a l’últim, però només cal que premeu la tecla Canviar. Es ressaltaran totes les etiquetes entre aquests elements. A més, el procediment d’eliminació es realitza d’acord amb el mateix algorisme descrit anteriorment.
Però també hi ha fulls ocults, i només sobre ells hi pot haver una gran quantitat de diferents elements formatats. Per eliminar el format excessiu d’aquests fulls o eliminar-los del tot, heu de mostrar immediatament les dreceres.
- Feu clic a qualsevol drecera i seleccioneu l’element al menú contextual "Mostra".
- S'obrirà una llista de fulls ocults. Seleccioneu el nom del full ocult i feu clic al botó "D'acord". Després es mostrarà al panell.
Realitzem aquesta operació amb tots els fulls ocults. Llavors mirem què fer amb ells: elimineu completament o netejarem el format redundant, si la informació sobre ells és important.
Però, a més, hi ha també els anomenats fulls super-ocults, que no podeu trobar a la llista de fulls ocults regulars. Es poden veure i mostrar al tauler només a través de l’editor VBA.
- Per iniciar l’editor VBA (editor de macros), premeu una combinació de tecles ràpides Alt + F11. En bloc "Projecte" seleccioneu el nom del full. Aquí es mostren com a fulls visibles ordinaris, tan amagats i amagats. A la zona inferior "Propietats" mireu el valor del paràmetre "Visible". Si està configurat a "2-xlSheetVeryHidden"llavors aquesta és una fulla super oculta.
- Fem clic en aquest paràmetre i en la llista oberta seleccionarem el nom. "-1-xlSheetVisible". A continuació, feu clic al botó estàndard per tancar la finestra.
Després d’aquesta acció, el full seleccionat deixarà de ser super-amagat i la seva drecera es mostrarà al panell. A continuació, es podrà dur a terme un procediment de neteja o eliminació.
Lliçó: què fer si falten els fulls a Excel
Com podeu veure, la manera més ràpida i eficaç de desfer-se de l’error investigat en aquesta lliçó és desar el fitxer de nou amb l’extensió XLSX. Però si aquesta opció no funciona o, per alguna raó, no funciona, la resta de solucions al problema requeriran molt de temps i esforç per part de l'usuari. A més, s’han d'aplicar tots al complex. Per tant, és millor en el procés de creació d’un document no abusar d’un format excessiu, de manera que posteriorment no cal gastar energia per eliminar l’error.
