Com més sovint accepteu i envieu cartes, més es guardarà la correspondència al vostre ordinador. I, per descomptat, això condueix al fet que el disc quedi sense espai. A més, això pot provocar que l'Outlook deixi de rebre cartes. En aquests casos, haureu de supervisar la mida de la vostra bústia de correu i, si cal, eliminar lletres innecessàries.
Tanmateix, per alliberar espai, no cal eliminar totes les lletres. Els més importants es poden arxivar simplement. Com fer-ho, comentarem en aquest manual.
En total, Outlook proporciona dues maneres d'arxivar el correu. El primer és automàtic i el segon és manual.
Arxiu automàtic de correu electrònic
Comencem amb la manera més convenient: s’ha d'arxivar automàticament el correu.
Els avantatges d’aquest mètode són que Outlook arxivarà automàticament lletres sense la vostra participació.
Els desavantatges inclouen el fet que totes les lletres seran arxivades i necessàries, i no necessàries.
Per configurar l’arxiu automàtic, al menú "Fitxers", feu clic al botó "Paràmetres".
A continuació, aneu a la pestanya "Avançada" i al grup "Arxiu automàtic", feu clic al botó "Arranjament automàtic".
Ara queda fer els ajustaments necessaris. Per fer-ho, seleccioneu la casella de selecció "Autoarxivar cada ... dies" i establiu el període d’arxiu en dies aquí.
A més, establim paràmetres a la nostra discreció. Si voleu que Outlook sol·liciti confirmació abans de començar la còpia de seguretat, marqueu la casella "Sol·licitud abans d’arxivar automàticament", si no és necessari, desmarqueu la casella i el programa ho farà tot sol.
A continuació, podeu configurar la supressió automàtica de lletres antigues, on també podeu establir l’edat màxima de la lletra. I també per determinar què fer amb lletres antigues: moure-les a una carpeta separada o simplement eliminar-les.
Un cop feta la configuració necessària, podeu fer clic al botó "Aplica la configuració a totes les carpetes".
Si voleu triar les carpetes que voleu arxivar a vosaltres mateixos, en aquest cas, haureu d'entrar a les propietats de cada carpeta i establir-hi l'arxiu automàtic.
Finalment, premeu el botó "OK" per confirmar la configuració realitzada.
Per cancel·lar l’arxiu automàtic, n'hi ha prou amb desmarcar la casella "Arxivar automàticament cada ... dies".
Arxiu manual de lletres
Ara analitzeu la forma d’arxivar manualment.
Aquest mètode és bastant senzill i no requereix cap configuració addicional dels usuaris.
Per enviar una carta a l'arxiu, heu de seleccionar-la a la llista de lletres i fer clic al botó "Arxiu". Per arxivar un grup de lletres, seleccioneu les lletres necessàries i, a continuació, premeu el mateix botó.
Aquest mètode també té els seus avantatges i inconvenients.
Els avantatges inclouen el fet de triar quines lletres requereixen arxivar. Bé, el menys és l’arxivatge manual.
Per tant, el client de correu electrònic d'Outlook proporciona als seus usuaris diverses opcions per crear un arxiu de lletres. Per obtenir més fiabilitat, podeu utilitzar tots dos. És a dir, per començar, configureu l’arxiu automàtic i, si cal, envieu les lletres a l’arxiu vosaltres mateixos i suprimiu-ne les.
