Al paquet Microsoft Office, hi ha un programa especial per crear una base de dades i treballar amb ells: Access. No obstant això, molts usuaris prefereixen utilitzar amb aquesta finalitat una aplicació més familiar per a ells: Excel. Cal assenyalar que aquest programa té totes les eines per crear una base de dades completa (DB). Descobrim com fer-ho.
Procés de creació
La base de dades d’Excel és un conjunt estructurat d’informació distribuïda en columnes i files d’un full.
Segons una terminologia especial, es denominen cadenes de bases de dades "registres". Cada entrada conté informació sobre un objecte individual.
Es diuen les columnes "camps". Cada camp conté un paràmetre separat per a tots els registres.
És a dir, el marc de qualsevol base de dades a Excel és una taula normal.
Creació de taules
Per tant, primer cal crear una taula.
- Introduïu les capçaleres dels camps (columnes) de la base de dades.
- Omplim el nom dels registres de la base de dades (línies).
- Procedim a omplir la base de dades.
- Un cop emplenada la base de dades, formatem la informació que conté a la nostra discreció (tipus de lletra, vores, emplenament, selecció, posició del text relativa a la cel·la, etc.).
Això completa la creació del marc de base de dades.
Lliçó: Com crear un full de càlcul a Excel
Assignació d'atributs de base de dades
Perquè Excel percebi la taula no només com un rang de cel·les, és a dir com a base de dades, ha d'assignar els atributs apropiats.
- Aneu a la pestanya "Dades".
- Seleccioneu tot l’interval de la taula. Feu clic al botó dret del ratolí. Al menú contextual, feu clic al botó "Assigna un nom ...".
- Al gràfic "Nom" especifiqueu el nom que volem trucar a la base de dades. Un requisit previ és que el nom comenci per una lletra i no hi hagi espais. Al gràfic "Interval" Podeu canviar l’adreça de l’àrea de la taula, però si la heu seleccionat correctament, no cal que canvieu res. Opcionalment, podeu especificar una nota en un camp independent, però aquest paràmetre és opcional. Després de fer tots els canvis, feu clic al botó. "D'acord".
- Feu clic al botó "Desa" a la part superior de la finestra o escriviu la drecera de teclat Ctrl + S, per tal de guardar la base de dades en un disc dur o en un suport extraïble connectat a un PC.
Podem dir que després ja tenim una base de dades ja preparada. És possible treballar amb ell fins i tot en un estat tal com es presenta ara, però es tallaran moltes oportunitats. A continuació, expliquem com fer que la base de dades sigui més funcional.
Ordenar i filtrar
El treball amb bases de dades, en primer lloc, proporciona la possibilitat d’organitzar, seleccionar i ordenar registres. Connectem aquestes funcions a la nostra base de dades.
- Seleccioneu la informació del camp en el qual anem a realitzar la comanda. Feu clic al botó "Ordenar" situat a la cinta de la pestanya "Dades" al bloc d’eines "Ordenar i filtrar".
L'ordenació es pot realitzar en gairebé qualsevol paràmetre:
- nom alfabètic;
- data;
- nombre, etc.
- Apareixerà la següent finestra preguntant-vos si utilitzar només l’àrea seleccionada per ordenar-la o expandir-la automàticament. Seleccioneu l’expansió automàtica i feu clic al botó. "Ordena ...".
- S'obrirà la finestra Configuració d'ordenació. Al camp "Ordenar per" especifiqueu el nom del camp sobre el qual es durà a terme.
- Al camp "Ordena" especifica exactament com es durà a terme. Per a una base de dades, la millor opció és seleccionar "Valors".
- Al camp "Ordre" especifiqueu l'ordre en què es realitzarà la classificació. Per a diferents tipus d’informació, es mostren diferents valors en aquesta finestra. Per exemple, per a dades de text, aquest serà el valor "De la A a la Z" o bé "Z a A"i per a números numèrics "Ascendent" o bé "Descendent".
- És important assegurar-se que "Les meves dades contenen capçaleres" hi havia una paparra. Si no és així, haureu de posar.
Després d’introduir tots els paràmetres necessaris, feu clic al botó "D'acord".
Després d'això, la informació de la base de dades es classificarà segons la configuració especificada. En aquest cas, vam classificar els noms dels empleats de l'empresa.
- Una de les eines més adequades per treballar en una base de dades d’Excel és un filtre automàtic. Seleccioneu tot el rang de la base de dades i al bloc de configuració "Ordenar i filtrar" feu clic al botó "Filtre".
- Com podeu veure, a continuació, apareixen icones a les cel·les amb el nom dels camps en forma de triangles invertits. Feu clic a la icona de la columna el valor del qual anem a filtrar. A la finestra oberta eliminem les marques d’aquests valors, els registres amb els quals volem amagar. Un cop feta l'opció, feu clic al botó. "D'acord".
Com podeu veure, després d’aquest moment, les línies que contenen els valors dels quals hem eliminat les marques de selecció s’han amagat de la taula.
- Per tornar totes les dades a la pantalla, feu clic a la icona de la columna en què es va realitzar el filtratge i, a la finestra oberta, marqueu totes les caselles que hi ha davant de tots els elements. A continuació, feu clic al botó "D'acord".
- Per eliminar completament el filtrat, feu clic al botó. "Filtre" a la cinta.
Lliçó: Ordenar i filtrar les dades a Excel
Cerca
Si hi ha una base de dades àmplia, és convenient cercar-la amb l'ajuda d'una eina especial.
- Per fer-ho, aneu a la pestanya "Inici" i en la cinta del bloc d’eines Edició premeu el botó "Cerca i ressalta".
- S'obre una finestra on cal especificar el valor desitjat. Després, feu clic al botó "Cerca següent" o bé "Cerca tots".
- En el primer cas, la primera cel·la en què hi ha un valor especificat es fa activa.
En el segon cas, s’obrirà tota la llista de cel·les que contenen aquest valor.
Lliçó: Com fer una cerca a Excel
Àrees de fixació
Convenient a l'hora de crear una base de dades per fixar la cel·la amb el nom de registres i camps. Quan es treballa amb una base àmplia, aquest és només un requisit previ. En cas contrari, hauràs de gastar constantment el temps desplaçant-se pel full per veure quina fila o columna correspon a un valor concret.
- Seleccioneu la cel·la, l'àrea de dalt i la que voleu corregir a l’esquerra. Es localitzarà immediatament sota la capçalera i a la dreta dels noms d’entrada.
- Estar a la pestanya "Visualitza" feu clic al botó "Pin la zona"que es troba al grup d’eines "Finestra". A la llista desplegable, seleccioneu el valor "Pin la zona".
Ara els noms dels camps i dels registres estaran sempre davant dels vostres ulls, per molt que us desplaci cap a la fulla de dades.
Lliçó: Com arreglar l'àrea a Excel
Llista desplegable
Per a alguns camps de la taula, serà òptim organitzar una llista desplegable perquè els usuaris, afegint nous registres, puguin especificar només certs paràmetres. Això és cert, per exemple, per al camp "Paul". Després de tot, pot haver-hi només dues opcions: masculina i femenina.
- Creeu una llista addicional. El més convenientment es col·locarà en un altre full. S'hi especifica la llista de valors que apareixeran a la llista desplegable.
- Seleccioneu aquesta llista i feu-hi clic amb el botó dret del ratolí. Al menú que apareix, seleccioneu l’element "Assigna un nom ...".
- S'obre la finestra que ja ens és familiar. Al camp adequat, assigneu el nom al nostre rang, segons les condicions ja comentades anteriorment.
- Tornem al full amb la base de dades. Seleccioneu l'interval d'aplicació de la llista desplegable. Aneu a la pestanya "Dades". Premeu el botó "Verificació de dades"que es troba a la cinta del bloc d'eines "Treballant amb dades".
- S'obrirà la finestra de verificació de valor visible. Al camp "Tipus de dades" establiu el commutador en posició "Llista". Al camp "Font" estableix la marca "=" i immediatament després, sense espai, escriviu el nom de la llista desplegable, que li vam donar una mica més. Després, feu clic al botó "D'acord".
Ara, quan intenteu introduir dades a l’interval on s’ha establert la restricció, apareixerà una llista en la qual podeu triar entre valors clarament definits.
Si intenteu escriure caràcters arbitraris en aquestes cel·les, apareixerà un missatge d'error. Haureu de tornar i fer una entrada correcta.
Lliçó: Com crear una llista desplegable a Excel
Per descomptat, Excel és inferior en les seves capacitats a programes especialitzats per crear bases de dades. Tanmateix, té un joc d’eines que en la majoria dels casos satisfà les necessitats dels usuaris que vulguin crear una base de dades. Tenint en compte el fet que els usuaris d’Excel, en comparació amb aplicacions especialitzades, són molt coneguts pels usuaris ordinaris, en aquest sentit, el desenvolupament de Microsoft té fins i tot alguns avantatges.
