La necessitat de canviar la codificació del text sovint s'enfronta als usuaris que utilitzen navegadors, editors de text i processadors. Tanmateix, quan es treballa en un processador de fulls de càlcul Excel, també pot sorgir aquesta necessitat, ja que aquest programa processa no només els números, sinó també el text. Descobrim com canviar la codificació a Excel.
Lliçó: Codificació de Microsoft Word
Treballa amb codificació de text
La codificació de text és una col·lecció d'expressions numèriques electròniques que es converteixen en caràcters fàcils d'utilitzar. Hi ha molts tipus de codificació, cadascun dels quals té les seves pròpies regles i llenguatge. La capacitat del programa de reconèixer un llenguatge específic i de traduir-lo en personatges comprensibles per a una persona normal (lletres, números, altres caràcters) determina si l'aplicació pot treballar amb text específic o no. Entre les codificacions de text populars cal destacar les següents:
- Windows-1251;
- KOI-8;
- ASCII;
- ANSI;
- UKS-2;
- UTF-8 (Unicode).
Aquest últim nom és el més comú entre les codificacions del món, ja que es considera que és un tipus de norma universal.
Sovint, el programa mateix reconeix la codificació i canvia automàticament a ell, però en alguns casos l'usuari ha d'indicar a l'aplicació la seva aparença. Només llavors pot funcionar correctament amb caràcters codificats.
El major nombre de problemes amb la descodificació de la codificació del programa Excel es produeix quan s'intenta obrir fitxers CSV o exportar fitxers txt. Sovint, en comptes de les cartes habituals en obrir aquests fitxers a través d'Excel, podem observar símbols incomprensibles, anomenats "esquerdes". En aquests casos, l'usuari ha de realitzar determinades manipulacions perquè el programa comenci a mostrar les dades correctament. Hi ha diverses maneres de resoldre aquest problema.
Mètode 1: Canvieu la codificació mitjançant el Bloc de notes ++
Malauradament, Excel no té una eina completa que permeti canviar ràpidament la codificació en qualsevol tipus de text. Per tant, és necessari utilitzar solucions de diversos passos per a aquest propòsit o recórrer a l’ús d’aplicacions de tercers. Una de les maneres més fiables és utilitzar l’editor de text Notepad ++.
- Executeu l'aplicació Notepad ++. Feu clic a l'element "Fitxer". A la llista que s'obre, seleccioneu l’element "Obrir". Com a alternativa, podeu escriure la drecera de teclat Ctrl + O.
- S'inicia la finestra del fitxer obert. Aneu al directori on es troba el document, que es mostra incorrectament a Excel. Seleccioneu-lo i feu clic al botó. "Obrir" al final de la finestra.
- El fitxer s’obre a la finestra d’editor del Notepad ++. A la part inferior de la finestra a la part dreta de la barra d’estat es troba la codificació actual del document. Com que Excel la mostra de manera incorrecta, haureu de fer canvis. Escrivim la combinació de tecles Ctrl + A al teclat per seleccionar tot el text. Feu clic a l’element del menú "Codificacions". A la llista que s’obre, seleccioneu l’element "Converteix a UTF-8". Aquesta és la codificació Unicode i Excel funciona correctament.
- Després, per desar els canvis al fitxer, feu clic al botó de la barra d'eines en forma de disquet. Tanqueu el Bloc de notes ++ fent clic al botó en forma de creu blanca en un quadrat vermell situat a la part superior dreta de la finestra.
- Obriu el fitxer de manera estàndard a través d’Explorer o utilitzeu qualsevol altra opció a Excel. Com podeu veure, tots els caràcters es mostren correctament.
Tot i que aquest mètode es basa en l'ús de programari de tercers, és una de les opcions més fàcils per recodificar el contingut dels fitxers a Excel.
Mètode 2: utilitzeu l’assistent de text
A més, podeu fer la conversió utilitzant les eines integrades del programa: l'Auxiliar de text. Curiosament, l'ús d'aquesta eina és una mica més complicat que utilitzar un programa de tercers descrit en el mètode anterior.
- Executeu el programa Excel. Heu d’activar l’aplicació mateixa i no obrir un document amb ella. És a dir, abans que aparegui un full en blanc. Aneu a la pestanya "Dades". Feu clic al botó de la cinta "Del text"col·locat en un bloc d’eines "Obtenir dades externes".
- S'obrirà la finestra d'importació de fitxers de text. Admet l’obertura dels formats següents:
- Txt;
- CSV;
- PRN.
Aneu a la ubicació del fitxer importat, seleccioneu-lo i feu clic al botó "Importar".
- S'obrirà l'assistent de text. Com podeu veure, al camp de previsualització, els caràcters es mostren incorrectament. Al camp "Format del fitxer" obrim la llista desplegable i canvieu la codificació en ella "Unicode (UTF-8)".
Si les dades encara es mostren incorrectament, provem a experimentar amb l'ús d'altres codificacions, fins que el text del camp de visualització prèvia sigui llegible. Un cop satisfet el resultat, feu clic al botó. "Següent".
- S'obrirà la següent finestra de l’assistent de text. Aquí podeu canviar el caràcter separador, però es recomana deixar la configuració per defecte (pestanya). Premeu el botó "Següent".
- A la darrera finestra es pot canviar el format de les dades de la columna:
- Comú;
- Text;
- Data;
- Saltar la columna.
Aquí s’ha de configurar la configuració, donada la naturalesa del contingut processat. Després, feu clic al botó "Fet".
- A la següent finestra, indiquem les coordenades de la cel·la superior esquerra de l’interval al full on s’inseriran les dades. Això es pot fer escrivint l’adreça manualment al camp adequat o simplement seleccionant la cel·la desitjada al full. Després d’afegir les coordenades, feu clic al botó al camp de la finestra "D'acord".
- Després, el text es mostrarà a la fulla a la codificació desitjada. Queda formatat o restaurat l'estructura de la taula, si es tractava de dades tabulars, ja que es destrueix quan el reformata.
Mètode 3: deseu el fitxer en una codificació específica
També hi ha una situació inversa quan el fitxer no s’ha d’obrir amb la visualització correcta de les dades, sinó que s’ha desat a la codificació del conjunt. A Excel, podeu realitzar aquesta tasca.
- Aneu a la pestanya "Fitxer". Feu clic a l'element "Desa com".
- S'obrirà la finestra de desar document. Mitjançant la interfície Explorer, definim el directori on s’emmagatzemarà el fitxer. A continuació, establim el tipus de fitxer si volem desar el llibre en un format que no sigui el format estàndard d'Excel (xlsx). A continuació, feu clic al paràmetre "Servei" i a la llista que s'obre, seleccioneu l’element "Configuració del document web".
- A la finestra que s'obre, aneu a la pestanya "Codificació". Al camp "Desa el document com" obriu la llista desplegable i establiu des de la llista el tipus de codificació que considerem necessari. Després, feu clic al botó "D'acord".
- Tornem a la finestra "Desa el document" i després feu clic al botó "Desa".
El document es desarà al disc dur o en suports extraïbles a la codificació que heu definit. Però tingueu en compte que ara sempre es desaran els documents guardats a Excel en aquesta codificació. Per canviar això, heu de tornar a sortir de la finestra. "Configuració del document web" i canvieu la configuració.
Hi ha una altra manera de canviar els paràmetres de codificació del text desat.
- Estar a la pestanya "Fitxer", feu clic a l’element "Opcions".
- S'obrirà la finestra d'Excel. Seleccioneu sub "Avançat" de la llista situada al costat esquerre de la finestra. La part central de la finestra es desplaça fins a la configuració del bloc "General". Aquí fem clic al botó "Opcions de pàgina web".
- S'obre la finestra que ja ens és familiar. "Configuració del document web"on fem totes les mateixes accions que hem parlat anteriorment.
Ara, qualsevol document desat a Excel tindrà la codificació exacta que heu instal·lat.
Com podeu veure, Excel no disposa d’una eina que us permeti convertir de forma ràpida i còmoda el text d’una codificació a una altra. L'assistent de text té una funcionalitat massa voluminosa i té moltes funcions que no són necessàries per a aquest procediment. Usant-lo, heu de passar per diversos passos que no afecten directament aquest procés, però serveixen per a altres finalitats. Fins i tot la conversió a través d’un editor de text de tercers Notepad ++ és més fàcil en aquest cas. El fet de desar fitxers en una determinada codificació a Excel també es complica pel fet que cada vegada que vulgueu canviar aquest paràmetre, haureu de canviar la configuració global del programa.
