Abans d’imprimir un document acabat creat en qualsevol programa, és recomanable previsualitzar com es veurà imprès. Després de tot, és possible que part d’ella no caigui a l’àrea d’impressió o es mostri incorrectament. A aquests efectes, a Excel hi ha aquesta eina com a vista prèvia. Descobrim com entrar-hi i com treballar-hi.
Vegeu també: Vista prèvia a MS Word
Utilitzant una vista prèvia
La característica principal de la previsualització és que a la finestra es mostrarà el document de la mateixa manera que després de la impressió, inclosa la paginació. Si el resultat que veieu no satisfà l’usuari, podeu editar immediatament el llibre de treball d’Excel.
Penseu a treballar amb una vista prèvia a l’exemple d’Excel 2010. Les versions posteriors d’aquest programa tenen un algoritme similar per al funcionament d’aquesta eina.
Aneu a l'àrea de previsualització
En primer lloc, descobrirem com entrar a la zona de previsualització.
- A la finestra del llibre de treball d’Excel oberta, aneu a la pestanya "Fitxer".
- A continuació, aneu a la secció "Imprimeix".
- A la part dreta de la finestra que s'obre, hi haurà una zona de vista prèvia on es mostrarà el document en la forma en què apareixerà a la impressió.
També podeu substituir totes aquestes accions amb una combinació de tecles simples. Ctrl + F2.
Aneu a la previsualització en versions antigues del programa
Però a les versions de l’aplicació anteriors a Excel 2010, passar a la secció de previsualització és una mica diferent que a les contraparts modernes. Vegem l’algorisme per obrir la zona de previsualització per a aquests casos.
Per anar a la finestra de previsualització a Excel 2007, seguiu aquests passos:
- Feu clic al logotip Microsoft Office a la cantonada superior esquerra del programa en execució.
- Al menú obert, moveu el cursor a l’element "Imprimeix".
- S'obrirà una llista addicional d'accions al bloc de la dreta. En ell, cal seleccionar l’element "Vista prèvia".
- Després d'això, en una pestanya separada obre una finestra de previsualització. Per tancar-lo, premeu el botó vermell gran. "Tanca la finestra de previsualització".
L’algorisme per canviar a la finestra de vista prèvia d’Excel 2003 és encara més diferent d’Excel 2010 i les versions posteriors, tot i que és més senzill.
- Al menú horitzontal de la finestra del programa obert, feu clic a l’element "Fitxer".
- A la llista que s’obre, seleccioneu l’element "Vista prèvia".
- Després d'això, s'obrirà la finestra de previsualització.
Modes de previsualització
A l’àrea de previsualització, podeu canviar els modes de previsualització de documents. Això es pot fer utilitzant dos botons situats a la part inferior dreta de la finestra.
- Quan premeu el botó esquerre "Mostra els camps" es mostren els camps del document.
- Portant el cursor sobre el camp desitjat i mantenint el botó esquerre del ratolí, si cal, podeu augmentar o disminuir els seus límits, simplement movent-los, editant així el llibre per imprimir.
- Per desactivar la visualització dels camps, simplement feu clic de nou al mateix botó que ha habilitat la visualització.
- Botó del mode de previsualització dret - "Ajusta a la pàgina". Després de fer-hi clic, la pàgina adquireix les dimensions de la zona de previsualització que tindrà a la impressió.
- Per desactivar aquest mode, torneu a prémer el mateix botó.
Navegació de documents
Si el document consta de diverses pàgines, per defecte, només es pot veure immediatament la primera a la finestra de previsualització. El número de pàgina actual es troba per sota de la zona de previsualització i el nombre total de pàgines del llibre de treball d’Excel es troba a la dreta de la mateixa.
- Per veure la pàgina desitjada a la zona de previsualització, cal que introduïu el seu número a través del teclat i premeu el botó ENTER.
- Per anar a la pàgina següent, haureu de fer clic al triangle, inclòs a la dreta, que es troba a la dreta de la numeració de la pàgina.
Per anar a la pàgina anterior, feu clic al triangle dirigit a l’esquerra, que es troba a l’esquerra de la numeració de la pàgina.
- Per veure el llibre en conjunt, podeu situar el cursor a la barra de desplaçament a l'extrem dret de la finestra, manteniu premut el botó esquerre del ratolí i arrossegueu el cursor fins que vegeu el document en conjunt. A més, podeu utilitzar el botó situat a sota. Es troba sota la barra de desplaçament i és un triangle dirigit cap avall. Cada vegada que feu clic a aquesta icona amb el botó esquerre del ratolí, la pàgina canviarà a una pàgina.
- De la mateixa manera, podeu anar al principi del document, però, per fer-ho, tiri la barra de desplaçament cap amunt o feu clic a la icona en forma de triangle apuntant cap amunt, situat a sobre de la barra de desplaçament.
- A més, podeu navegar a pàgines específiques del document a la zona de previsualització, mitjançant les tecles de navegació del teclat:
- Fletxa amunt - Mou una pàgina al document;
- Fletxa cap avall - Mou una pàgina pel document;
- Fi - aneu al final del document;
- Inici - aneu al principi del document.
Edició d'un llibre
Si durant el procés de visualització prèvia heu identificat al document les inexactituds, els errors o no esteu satisfets amb el disseny, s’ha d’editar el llibre d’Excel. Si necessiteu corregir el contingut del propi document, és a dir, les dades que conté, heu de tornar a la pestanya "Inici" i realitzeu les accions d’edició necessàries.
Si només heu de canviar l’aspecte del document imprès, es pot fer a l’hora del bloc "Configuració" secció "Imprimeix"que es troba a l'esquerra de la zona de previsualització. Aquí podeu canviar l’orientació de la pàgina o escalar-la, si no encaixa en un full imprès, ajusteu els marges, dividiu el document per còpies, seleccioneu la mida del paper i realitzeu algunes altres accions. Un cop fetes les manipulacions necessàries, podeu enviar el document a imprimir.
Lliçó: Com imprimir una pàgina a Excel
Com podeu veure, amb l’ajuda de l’eina de previsualització a Excel podeu veure el que semblarà quan s’imprimeixi abans d’imprimir un document a una impressora. Si el resultat que es mostra no es correspon amb el total que l’usuari vol rebre, pot editar el llibre i enviar-lo a imprimir. Per tant, es desaran el temps i els consumibles per imprimir (tòner, paper, etc.) en comparació amb si hagueu d'imprimir el mateix document diverses vegades, si no podeu veure com es veurà imprès des de pantalla del monitor.
