Per a la comoditat de treballar amb una àmplia gamma de dades a les taules, han de ser ordenats constantment segons un determinat criteri. A més, per a propòsits específics, de vegades no es necessita tota la matriu de dades, sinó només línies individuals. Per tant, per no confondre's amb una quantitat enorme d'informació, una solució racional seria racionalitzar les dades i filtrar-se d'altres resultats. Descobrim com ordenar i filtrar dades a Microsoft Excel.
Ordenació senzilla de dades
L'ordenació és una de les eines més adequades per treballar amb Microsoft Excel. Amb ell, podeu ordenar les files de la taula per ordre alfabètic, segons les dades que es troben a les cel·les de les columnes.
La classificació de dades a Microsoft Excel es pot realitzar mitjançant el botó "Ordenar i filtrar", que es troba a la pestanya "Inici" de la cinta de la barra d’eines "Edició". Però, primer, hem de fer clic a qualsevol cel·la de la columna on anem a classificar.
Per exemple, a la taula següent, els empleats haurien de classificar-se per ordre alfabètic. Ens situem a qualsevol cel·la de la columna "Nom" i feu clic al botó "Ordenar i filtrar". Per ordenar els noms alfabèticament, a la llista que apareix, seleccioneu l’element "Ordena d’A a Z".
Com podeu veure, totes les dades de la taula es troben, segons la llista alfabètica de noms.
Per realitzar l’ordenació en l’ordre invers, al mateix menú, seleccioneu el botó Ordenar de Z a A ".
La llista es reconstrueix en ordre invers.
Cal assenyalar que aquest tipus d’ordenació només s’indica amb format de dades de text. Per exemple, quan s'especifica el format numèric, s'especifica el tipus "Del mínim al màxim" (i viceversa) i quan s'especifica el format de la data, "Del vell al nou" (i viceversa).
Ordenació personalitzada
Però, com veiem, amb els tipus especificats d’ordenació pel mateix valor, les dades que contenen els noms de la mateixa persona s’organitzen en un ordre arbitrari dins del rang.
I què fer si volem ordenar els noms alfabèticament, però, per exemple, si el nom coincideix, configureu les dades per data? Per fer-ho, a més d’utilitzar altres funcions, tot al mateix menú "Ordenar i filtrar", hem d’anar al document "Ordenació personalitzada ...".
Després d'això, s'obrirà la finestra de configuració de classificació. Si hi ha encapçalaments a la vostra taula, tingueu en compte que en aquesta finestra hi ha d’haver una marca al costat de "Les meves dades conté encapçalaments".
Al camp "Columna" especifiqueu el nom de la columna, que es classificarà. En el nostre cas, aquesta és la columna "Nom". Al camp "Ordenar" s'indica quin tipus de contingut es classificarà. Hi ha quatre opcions:
- Valors;
- Color de la cel·la;
- Color de la font;
- Icona de cel·la
Però, en la majoria dels casos, s’utilitza l’element "Valors". Està configurat per defecte. En el nostre cas, també utilitzarem aquest element.
A la columna "Ordre" hem d’especificar l’ordre en què s’ubicaran les dades: "De la A a la Z" o viceversa. Seleccioneu el valor "De la A a la Z".
Per tant, vam configurar l’ordenació per una de les columnes. Per personalitzar la classificació en una altra columna, feu clic al botó "Afegeix nivell".
Apareix un altre conjunt de camps, que s’hauran d’emplenar ja per ordenar per una altra columna. En el nostre cas, per la columna "Data". Atès que el format de data es defineix en aquestes cel·les, al camp "Ordre" establim els valors no "De la A a la Z", però "De la vella a la nova" o "Del nou al vell".
De la mateixa manera, en aquesta finestra, podeu configurar, si cal, i ordenar per altres columnes per ordre de prioritat. Quan hàgiu acabat tots els paràmetres, feu clic al botó "D'acord".
Com podeu veure, ara a la nostra taula totes les dades s’ordenen, en primer lloc, pel nom de l’empleat i, a continuació, per les dates de pagament.
Però, això no és totes les característiques de l’ordenació personalitzada. Si ho desitgeu, en aquesta finestra podeu configurar l’ordenació no per columnes, sinó per files. Per fer-ho, feu clic al botó "Paràmetres".
A la finestra oberta dels paràmetres d’ordenació, moveu el commutador de la posició "Línies de rang" a la posició "Columnes de rang". Feu clic al botó "D'acord".
Ara, per analogia amb l’exemple anterior, podeu introduir dades per a l’ordenació. Introduïu les dades i feu clic al botó "D'acord".
Com podeu veure, després d’aquest moment, les columnes s’inverteixen segons els paràmetres introduïts.
Per descomptat, per a la nostra taula, com a exemple, l’ús de l’ordenació per canviar la ubicació de les columnes no és especialment útil, però per a algunes altres taules aquest tipus d’ordenació pot ser molt adequat.
Filtre
A més, a Microsoft Excel hi ha una funció de filtre de dades. Li permet deixar visibles només les dades que consideri oportunes i ocultar la resta. Si cal, les dades ocultes sempre es poden tornar al mode visible.
Per utilitzar aquesta funció, feu clic a qualsevol cel·la de la taula (i preferiblement a la capçalera), torneu a fer clic al botó "Ordenar i filtrar" a la barra d'eines "Edició". Però, aquesta vegada al menú que apareix, seleccioneu l’element "Filtre". També podeu, en lloc d’aquestes accions, prémer la combinació de tecles Ctrl + Maj + L.
Com podeu veure, a les cel·les amb el nom de totes les columnes, apareix una icona en forma de quadrat, on s'inscriu el triangle invertit.
Feu clic a aquesta icona a la columna segons la qual anem a filtrar. En el nostre cas, vam decidir filtrar per nom. Per exemple, hem de deixar només les dades empleat Nikolaev. Per tant, eliminem la marca dels noms de tots els altres treballadors.
Un cop finalitzat el procediment, feu clic al botó "D'acord".
Com veiem, a la taula només hi havia línies amb el nom de l’empleat de Nikolaev.
Anem a complicar la tasca i deixar a la taula només les dades relacionades amb Nikolaev per al trimestre III de 2016. Per fer-ho, feu clic a la icona de la cel·la "Data". A la llista que s'obre, elimineu la marca dels mesos de "Maig", "Juny" i "Octubre", ja que no es relacionen amb el tercer trimestre i feu clic al botó "D'acord".
Com podeu veure, només hi ha dades que necessitem.
Per tal d’eliminar el filtre d’una columna específica i mostrar les dades ocultes, torneu a fer clic a la icona situada a la cel·la amb el nom d’aquesta columna. Al menú que s'obre, feu clic a l’element "Elimina el filtre de ...".
Si voleu restablir el filtre en conjunt segons la taula, heu de fer clic al botó "Ordenar i filtrar" de la cinta i seleccionar "Esborra".
Si heu d’eliminar completament el filtre, aleshores, com en el seu llançament, seleccioneu l’element "Filtre" al mateix menú, o escriviu la combinació de tecles al teclat Ctrl + Maj + L.
A més, cal assenyalar que després d’accionar la funció "Filtre", quan feu clic a la icona corresponent a les cel·les de capçalera de la taula, al menú que apareix, hi ha disponibles les funcions d’ordenació, que hem dit anteriorment: "Ordena A a Z" , "Ordena de Z a A" i "Ordena per color".
Tutorial: com utilitzar un filtre automàtic a Microsoft Excel
Taula intel·ligent
L'ordenació i el filtratge també es poden activar girant la zona de dades amb la qual esteu treballant en l'anomenada "taula intel·ligent".
Hi ha dues maneres de crear una taula intel·ligent. Per utilitzar la primera, seleccioneu tota l'àrea de la taula i, en estar a la pestanya Inici, feu clic al botó de la cinta Format com a taula. Aquest botó es troba a la barra d’eines Estils.
A continuació, trieu un dels vostres estils preferits a la llista que s'obre. L'elecció de la taula no afectarà la funcionalitat de la taula.
Després d'això, s’obrirà un quadre de diàleg en el qual podeu canviar les coordenades de la taula. Però, si prèviament heu seleccionat l'àrea correctament, no cal fer res més. El més important és tenir en compte que hi ha una marca al costat del paràmetre "Taula amb capçaleres". A continuació, només cal que feu clic al botó "D'acord".
Si decidiu utilitzar el segon mètode, també haureu de seleccionar tota l'àrea de la taula, però aquesta vegada aneu a la pestanya "Insereix". Mentre que aquí, a la cinta de la caixa d'eines "Taules", feu clic al botó "Taula".
Després d'això, com a la darrera vegada, s'obrirà una finestra on podeu ajustar les coordenades de la ubicació de la taula. Feu clic al botó "D'acord".
Independentment del mètode que utilitzeu a l'hora de crear la taula intel·ligent, acabareu amb una taula, a les cel·les de les tapes de les quals s’instal·laran les icones de filtre descrits anteriorment.
Quan feu clic en aquesta icona, totes les mateixes funcions estaran disponibles com quan s'inicia el filtre de manera estàndard a través del botó "Ordenar i filtrar".
Lliçó: Com crear una taula en Microsoft Excel
Com podeu veure, les eines d’ordenació i de filtratge, quan s’utilitzen correctament, poden facilitar molt els treballadors dels usuaris amb taules. És particularment rellevant la qüestió del seu ús en cas que una taula contingui una matriu de dades molt gran.
