Si observem les xifres seques de les taules, a primera vista és difícil captar la imatge global que representen. Però, a Microsoft Excel, hi ha una eina de visualització gràfica amb la qual podeu presentar visualment les dades contingudes a les taules. Això us permet absorbir més fàcilment i ràpidament la informació. Aquesta eina es diu format condicional. Anem a esbrinar com utilitzar formatació condicional a Microsoft Excel.
Opcions de format condicional més senzilles
Per formatar una àrea de cel·la específica, seleccioneu aquesta àrea (amb més freqüència la columna) i, a la pestanya Inici, feu clic al botó Formatació condicional, que es troba a la cinta de la caixa d'eines Estils.
Després d'això, s'obrirà el menú de format condicional. Hi ha tres tipus principals de formatació:
- Histogrames;
- Balances digitals;
- Insígnies.
Per tal de produir un format condicional en forma d’un histograma, seleccioneu la columna amb les dades i feu clic a l’element del menú corresponent. Com podeu veure, hi ha diversos tipus d’histogrames amb gradients i sòlids farcits per triar. Trieu el que, segons el vostre parer, coincideixi més amb l'estil i el contingut de la taula.
Com podeu veure, els histogrames van aparèixer a les cel·les seleccionades de la columna. Com més gran sigui el valor numèric de les cel·les, més llarg serà l’histograma. A més, en les versions d’Excel 2010, 2013 i 2016, és possible mostrar correctament els valors negatius de l’histograma. Però a la versió de 2007 no existeix aquesta possibilitat.
Quan utilitzeu una escala de color en lloc d’un histograma, també podeu triar diferents versions d’aquesta eina. En aquest cas, com a regla general, més gran es troba el valor a la cel·la, més saturat serà el color de l’escala.
L'eina més interessant i complexa d'aquest conjunt de funcions de format són les icones. Hi ha quatre grups d’icones principals: adreces, formes, indicadors i estimacions. Cada opció seleccionada per l’usuari assumeix l’ús de diferents icones en avaluar el contingut de la cel·la. Tot l’àrea seleccionada s’escaneja per Excel i tots els valors de les cel·les es divideixen en parts, segons els valors que s’especifiquen. Les icones verdes s’apliquen als valors més grans; els valors grocs a l’interval mig i els valors del tercer més petit estan marcats amb icones vermelles.
En escollir les fletxes, com a icona, a més del disseny del color, també s'utilitza la senyalització en forma d'indicacions. Així, la fletxa, apuntant cap amunt, s'aplica a valors grans, a l'esquerra - a la meitat, a la baixa - a petita. Quan s'utilitzen figures, els valors més grans es marquen al voltant, el triangle és mig, el rombe és petit.
Normes d'assignació de cel·les
Per defecte, s'utilitza la regla, en la qual totes les cel·les del fragment seleccionat es designen amb un color o una icona específics, segons els valors que hi hagi. Però utilitzant el menú, que ja hem esmentat anteriorment, podeu aplicar altres normes per a la designació.
Feu clic a l’element del menú "Normes per seleccionar les cel·les". Com podeu veure, hi ha set regles bàsiques:
- Més;
- Menys;
- Igual a;
- Entre;
- Data;
- Valors duplicats
Penseu en l’aplicació d’aquestes accions en els exemples. Seleccioneu l’interval de cel·les i feu clic a l’element "Més ...".
S'obrirà una finestra en la qual haureu de definir els valors superiors a la que es ressaltarà. Això es fa a "Format de cel·les més grans". Per defecte, el valor mitjà de l’interval s’ajusta automàticament aquí, però podeu definir qualsevol altre, o bé podeu especificar l’adreça de la cel·la que conté aquest número. Aquesta última opció és adequada per a taules dinàmiques, les dades en les quals canvien constantment o per a la cel·la on s'aplica la fórmula. Per exemple, establim el valor en 20.000.
Al camp següent, cal decidir com es ressaltaran les cel·les: omplir de color vermell clar i color vermell fosc (per defecte); ompliment groc i text groc fosc; text vermell, etc. A més, hi ha un format personalitzat.
En anar a aquest element, s'obrirà una finestra en la qual podeu editar la selecció, gairebé com vulgueu, aplicant diferents opcions de tipus de lletra, emplenament i vora.
Un cop hàgim decidit els valors a la finestra de configuració de les regles de selecció, feu clic al botó "D'acord".
Com podeu veure, les cel·les s’han seleccionat segons la regla establerta.
El mateix principi posa de manifest els valors en aplicar les regles "Menys", "Entre" i "Igual". Només en el primer cas, les cel·les s'assignen menys que el valor establert per vosaltres; en el segon cas, s'estableix l'interval de números, es assignaran les cèl·lules amb les quals s’assignaran; en el tercer cas, es dóna un nombre específic i només se'ls assignarà les cel·les que el continguin.
La regla de selecció "Text conté" s'aplica principalment a les cel·les de format de text. A la finestra d’instal·lació de regles, heu d’especificar una paraula, una part d’una paraula o un conjunt de paraules seqüencials, quan es trobi, es ressaltaran les cel·les corresponents de la manera que s’ha establert.
La regla de data s'aplica a les cel·les que contenen valors en un format de data. Al mateix temps, a la configuració es pot establir la selecció de cel·les segons quan es va produir o es produirà l'esdeveniment: avui, ahir, demà, els darrers 7 dies, etc.
Mitjançant l’aplicació de la regla de "Valors duplicats", podeu ajustar la selecció de cel·les segons si les dades que s’han col·locat coincideixen amb un dels criteris: dades úniques o duplicades.
Normes per seleccionar els primers i els últims valors
A més, al menú de format condicional hi ha un altre element interessant: "Regles per seleccionar els primers i els últims valors". Aquí podeu establir només la selecció dels valors més grans o més petits de l’interval de cel·les. En aquest cas, podeu utilitzar la selecció, tant en valors ordinals com en percentatge. Hi ha els següents criteris de selecció, que es llisten als elements del menú pertinents:
- Els primers 10 articles;
- El primer 10%;
- Els últims 10 articles;
- El darrer 10%;
- Per sobre de la mitjana;
- Per sota de la mitjana.
Però, després de fer clic a l’element corresponent, podeu canviar lleugerament les regles. S'obrirà una finestra on es selecciona el tipus de selecció i, si ho desitja, també podeu establir un altre límit de selecció. Per exemple, fent clic a l’element "Primers 10 elements" de la finestra que s’obre, al camp "Primer format de cel·les", substituïu el número 10 per 7. Per tant, després de fer clic al botó "OK", no es ressaltaran els 10 valors més grans, però només 7.
Creació de regles
A dalt, vam parlar de regles que ja s’han configurat a Excel i l’usuari només pot seleccionar qualsevol d’elles. Però, a més, si es vol, l’usuari pot crear les seves pròpies regles.
Per fer-ho, en qualsevol subsecció del menú de formatació condicional, feu clic a l’element "Altres regles ..." situat a la part inferior de la llista. O feu clic a l’element "Crea una regla ..." situat a la part inferior del menú principal de format condicional.
S'obrirà una finestra on heu de seleccionar un dels sis tipus de regles:
- Format totes les cel·les en funció dels seus valors;
- Formateu només les cel·les que continguin;
- Format només els primers i els últims valors;
- Formateu només els valors per sobre o per sota de la mitjana;
- Formateu només els valors únics o duplicats;
- Utilitzeu la fórmula per determinar les cel·les formatades.
Segons el tipus de regles seleccionat, a la part inferior de la finestra s’ha de configurar el canvi en la descripció de les regles, establint els valors, els intervals i altres valors que ja hem esmentat a continuació. Només en aquest cas, establir aquests valors serà més flexible. També s’estableix, canviant el tipus de lletra, les vores i l’emplenament, exactament com es veurà la selecció. Un cop feta la configuració, haureu de fer clic al botó "D'acord" per desar els canvis realitzats.
Gestió de regles
A Excel, podeu aplicar diverses regles a la mateixa gamma de cel·les alhora, però només es mostrarà la darrera regla introduïda a la pantalla. Per tal de regular l’implementació de diverses regles sobre un interval específic de cel·les, heu de seleccionar aquest interval i, al menú principal de formatació condicional, aneu a l’element Gestió de regles.
S'obrirà una finestra on es presenten totes les regles relacionades amb l’interval de cel·les seleccionat. Les regles s'apliquen de dalt a baix, ja que es llisten. Per tant, si les regles es contradiuen, de fet, només es mostra a la pantalla només el més recent.
Per canviar les regles en llocs, hi ha botons en forma de fletxes que apunten cap amunt i cap avall. Perquè la regla es mostri a la pantalla, cal seleccionar-la i fer clic al botó en forma de fletxa cap avall fins que la regla ocupi la línia més recent de la llista.
Hi ha una altra opció. És necessari establir una marca en la columna amb el nom "Atura si és cert" davant de la regla que necessitem. Així, passant per les regles de dalt a baix, el programa s'aturarà exactament a la regla, propera a la qual es manté aquesta marca, i no caurà a sota, la qual cosa significa que aquesta regla serà realment executada.
A la mateixa finestra hi ha botons per crear i canviar la regla seleccionada. Després de fer clic a aquests botons, s’iniciaran les finestres per crear i canviar les regles, que ja hem comentat anteriorment.
Per tal d’eliminar una regla, heu de seleccionar-la i fer clic al botó "Suprimeix la regla".
A més, podeu eliminar les normes a través del menú principal de formatació condicional. Per fer-ho, feu clic a l’element "Eliminar regles". S'obrirà un submenú on es pot seleccionar una de les opcions de supressió: esborreu les regles només a l’interval de cel·les seleccionat o suprimiu absolutament totes les regles que es troben al full d’excel d’obertura.
Com podeu veure, el format condicional és una eina molt potent per visualitzar les dades d’una taula. Amb ell, podeu personalitzar la taula de manera que la informació general sobre aquest aspecte sigui assimilada per l'usuari d'una ullada. A més, la formatació condicional dóna un major atractiu estètic al document.
