Quan es treballa amb el mateix tipus de dades que es col·loquen en diferents taules, fulls o fins i tot llibres, per a la comoditat de la percepció, és millor reunir informació. A Microsoft Excel podeu fer front a aquesta tasca amb l’ajuda d’una eina especial anomenada "Consolidació". Proporciona la possibilitat de recopilar dades dispars en una sola taula. Descobrim com es fa.
Condicions del procediment de consolidació
Naturalment, no totes les taules es poden consolidar en una sola, sinó només aquelles que compleixin determinades condicions:
- les columnes de totes les taules han de tenir el mateix nom (només es permet la reordenació de les columnes);
- no hauria d'haver columnes ni files amb valors buits;
- Els patrons de taula haurien de ser els mateixos.
Creació d'una taula consolidada
Penseu en com crear una taula consolidada a l’exemple de tres taules que tenen la mateixa estructura i estructura de dades. Cadascun d’ells es troba en un full diferent, tot i que utilitzant el mateix algorisme podeu crear una taula de dades consolidada situada a diferents llibres (fitxers).
- Obriu un full independent per a la taula consolidada.
- A la fulla oberta, marqueu la cel·la, que serà la cel·la superior esquerra de la nova taula.
- Estar a la pestanya "Dades" feu clic al botó "Consolidació"que es troba a la cinta del bloc d'eines "Treballant amb dades".
- S'obrirà la finestra de configuració de consolidació de dades.
Al camp "Funció" cal establir quina acció es realitzarà amb les cel·les en coincidència de files i columnes. Aquests poden ser els següents:
- quantitat;
- quantitat;
- mitjana;
- màxim;
- mínim;
- el treball;
- nombre de números;
- desviació de la compensació;
- desviació imparcial;
- dispersió de compensació;
- dispersió imparcial.
En la majoria dels casos, s'utilitza la funció "Quantitat".
- Al camp "Enllaç" indiquem l’abast de cel·les d’una de les taules primàries a consolidar. Si aquest interval es troba al mateix fitxer, però en un altre full, premeu el botó que es troba a la dreta del camp d'entrada de dades.
- Aneu al full on es troba la taula, seleccioneu l'interval desitjat. Després d’introduir les dades, torneu a fer clic al botó situat a la dreta del camp on es va introduir l’adreça de la cel·la.
- Tornant a la finestra de configuració de consolidació per afegir les cel·les que ja hem seleccionat a la llista de rangs, feu clic al botó "Afegeix".
Com podeu veure, després d’afegir aquest interval a la llista.
De la mateixa manera, afegim totes les altres gammes que participaran en el procés de consolidació de dades.
Si el rang desitjat es troba en un altre llibre (fitxer), feu clic immediatament al botó "Revisa ...", seleccioneu el fitxer al disc dur o un suport extraïble i, a continuació, seleccioneu l'interval de cel·les d'aquest fitxer utilitzant el mètode anterior. Naturalment, el fitxer hauria d'estar obert.
- De la mateixa manera, podeu fer altres ajustaments de la taula consolidada.
Per afegir automàticament el nom de les columnes a la capçalera, poseu una marca al costat del paràmetre "Signatures de la línia superior". Per tal de fer que la suma de dades estableixi una marca propera al paràmetre "Valors de la columna esquerra". Si voleu actualitzar també totes les dades de la taula consolidada quan actualitzeu les dades a les taules primàries, marqueu la casella situada al costat de "Crear enllaços a les dades d'origen". Però, en aquest cas, heu de tenir en compte que si voleu afegir noves files a la taula original, haureu de desmarcar aquest element i de tornar a calcular els valors manualment.
Quan hàgiu acabat tots els paràmetres, feu clic al botó. "D'acord".
- L’informe consolidat està preparat. Com podeu veure, les seves dades s'agrupen. Per veure informació dins de cada grup, feu clic al signe més situat a l'esquerra de la taula.
Ara el contingut del grup està disponible per a la seva visualització. De manera similar, podeu obrir qualsevol altre grup.
Com podeu veure, la consolidació de dades a Excel és una eina molt convenient, gràcies a la qual podeu recopilar informació localitzada no només en diferents taules i en diferents fulls, sinó fins i tot situats en altres fitxers (llibres). Això es fa relativament senzill i ràpidament.
