Quan es treballa amb taules, els valors que es mostren tenen prioritat. Però un component important també és el seu disseny. Alguns usuaris consideren que aquest és un factor secundari i no li presta molta atenció. I en va, perquè una taula molt ben dissenyada és una condició important per a una millor percepció i comprensió pels usuaris. La visualització de dades té un paper especialment important en això. Per exemple, amb l’ajut d’eines de visualització podeu pintar les cel·les de la taula en funció del seu contingut. Descobrim com fer-ho a Excel.
El procediment per canviar el color de les cel·les en funció del contingut
Per descomptat, sempre és agradable tenir una taula ben dissenyada, en la qual les cèl·lules, depenent del contingut, estiguin pintades de diferents colors. Però aquesta característica és especialment rellevant per a taules grans que contenen una gran quantitat de dades. En aquest cas, l’ompliment del color de les cel·les facilitarà en gran mesura l’orientació dels usuaris en aquesta immensa quantitat d’informació, ja que es pot dir que ja està estructurat.
Els elements de fulla es poden provar de pintar manualment, però, de nou, si la taula és gran, trigarà una quantitat de temps significativa. A més, en una sèrie de dades, el factor humà pot jugar un paper i es cometran errors. Per no esmentar que la taula pot ser dinàmica i les dades en ella canvien periòdicament i en grans quantitats. En aquest cas, canviar manualment el color en general es torna realista.
Però hi ha una sortida. Per a les cel·les que continguin valors dinàmics (canviant), s'aplica el format condicional i, per a dades estadístiques, podeu utilitzar l’eina "Cerca i substitueix".
Mètode 1: Format condicional
Utilitzant el format condicional, podeu establir límits específics de valors en què es pintaran les cel·les en un o altre color. El colorit es farà automàticament. En cas que el valor de la cel·la, a causa d’un canvi, vagi més enllà dels límits, aquest element del full es recolourà automàticament.
Vegem com funciona aquest mètode en un exemple concret. Tenim una taula de les rendes de l'empresa, en la qual les dades es divideixen mensualment. Cal destacar amb diferents colors els elements en què la quantitat d’ingressos és inferior 400000 rubles, de 400000 fins a 500000 rubles i supera 500000 rubles.
- Seleccioneu la columna en què es troba la informació sobre els ingressos de l'empresa. A continuació, aneu a la pestanya "Inici". Feu clic al botó "Format condicional"que es troba a la cinta del bloc d'eines "Estils". A la llista que s’obre, seleccioneu l’element "Gestió de la regla ...".
- S'inicia la regla de la finestra de control de format condicional. Al camp "Mostra les regles de formatació" hauria d’estar establert a "Fragment actual". Per defecte, s'hauria d’especificar allà, però per si de cas, comproveu i en cas d’inconsistència, canvieu la configuració segons les recomanacions anteriors. Després haureu de prémer el botó "Crea una regla ...".
- S'obrirà una finestra per crear una regla de format. A la llista de tipus de regla, seleccioneu la posició "Format només les cel·les que continguin". Al bloc que descriu la regla en el primer camp, l'interruptor ha d'estar en la posició "Valors". Al segon camp, configureu el commutador a la posició "Menys". Al tercer camp indiquem el valor, els elements del full que contenen el valor inferior al que es farà de color en un determinat color. En el nostre cas, aquest valor serà 400000. Després, feu clic al botó "Format ...".
- S'obrirà la finestra d'un format de cel·la. Aneu a la pestanya "Omplir". Seleccioneu el color d’ompliment que volem, de manera que les cel·les que continguin el valor inferior a 400000. Després, feu clic al botó "D'acord" al final de la finestra.
- Tornem a la finestra per crear una regla de format i també feu clic al botó. "D'acord".
- Després d’aquesta acció, es tornarà a dirigir a Gestor de regles de format condicional. Com podeu veure, ja s’ha afegit una regla, però hem d’afegir dos. Per tant, torneu a prémer el botó "Crea una regla ...".
- I, de nou, arribem a la finestra de creació de regles. Vés a la secció "Format només les cel·les que continguin". Al primer camp d’aquesta secció, deixeu el paràmetre "Valor de la cel·la", i en el segon posa el commutador a la posició "Entre". Al tercer camp heu d’especificar el valor inicial de l’interval en el qual s’hauran de formatar els elements del full. En el nostre cas, aquest número 400000. A la quarta, indiquem el valor final d’aquest interval. Serà 500000. Després fes clic al botó "Format ...".
- A la finestra de format torna a la pestanya. "Omplir", però aquesta vegada escollim un altre color i feu clic al botó "D'acord".
- Després de tornar a la finestra de creació de regles, també feu clic al botó. "D'acord".
- Com veiem, a Gestor de regles ja hem creat dues regles. Per tant, queda crear un tercer. Feu clic al botó "Crea una regla".
- A la finestra de creació de regles, tornem a anar a la secció. "Format només les cel·les que continguin". Al primer camp, deixeu l’opció "Valor de la cel·la". Al segon camp, posa el canvi a la policia "Més". En el tercer camp que conduïm al número 500000. Després, com en els casos anteriors, feu clic al botó "Format ...".
- A la finestra "Format de cel·les" torneu a anar a la pestanya "Omplir". En aquest moment, trieu un color diferent dels dos casos anteriors. Feu un clic al botó. "D'acord".
- A la finestra de creació de regles, torneu a prémer el botó. "D'acord".
- Obre Gestor de regles. Com podeu veure, es creen les tres regles, de manera que feu clic al botó "D'acord".
- Ara els elements de la taula es coloren segons les condicions i els límits especificats en els paràmetres de formatació condicional.
- Si canviem el contingut d’una de les cel·les, mentre superem els límits d’una de les regles especificades, aquest element del full canviarà automàticament el color.
A més, el format condicional es pot utilitzar d'una manera diferent als elements de fulls de color.
- Per això després de Gestor de regles anem a la finestra de creació de format, a continuació, es queda a la secció "Formata totes les cel·les en funció dels seus valors". Al camp "Color" Podeu triar el color dels quals ompliran els elements del full. A continuació, feu clic al botó. "D'acord".
- In Gestor de regles també premeu el botó "D'acord".
- Com podeu veure, després d’aquest moment, les cel·les de la columna estan acolorides amb diferents tons del mateix color. Com més gran sigui el valor que conté l'element de la fulla, l'ombra és més lleugera, menys - més fosca.
Lliçó: Formatació condicional a Excel
Mètode 2: utilitzeu l’eina Cerca i ressaltat
Si la taula conté dades estàtiques que no voleu canviar amb el temps, podeu utilitzar una eina per canviar el color de les cel·les pel seu contingut, anomenat "Cerca i ressalta". Aquesta eina us permetrà trobar els valors especificats i canviar el color d'aquestes cel·les a l'usuari desitjat. Però cal tenir en compte que en canviar el contingut dels elements del full, el color no canviarà automàticament, sinó que romandrà el mateix. Per canviar el color a l’actual, haureu de repetir el procediment. Per tant, aquest mètode no és òptim per a les taules amb contingut dinàmic.
Anem a veure com funciona amb un exemple concret, pel qual prenem tota la mateixa taula de renda empresarial.
- Seleccioneu la columna amb les dades que s'han de formatar amb el color. Després, aneu a la pestanya "Inici" i feu clic al botó "Cerca i ressalta"que es col·loca a la cinta al bloc d’eines Edició. A la llista que s’obre, feu clic a l’element "Cerca".
- S'inicia la finestra "Cerca i substitueix" a la pestanya "Cerca". Primer de tot, trobem els valors a 400000 rubles. Com que no tenim cap cel·la on el valor seria inferior a 300000 rubles, llavors, de fet, hem de seleccionar tots els elements que contenen números que van des de 300000 fins a 400000. Malauradament, no podem indicar directament aquest interval, com en el cas d’aplicar el format condicional, en aquest mètode és impossible.
Però hi ha una oportunitat per fer alguna cosa diferent, la qual cosa ens donarà el mateix resultat. Podeu establir el patró següent a la barra de cerca "3?????". Un signe d'interrogació significa qualsevol caràcter. Per tant, el programa cercarà tots els números de sis dígits que comencin per un dígit. "3". És a dir, els resultats de la cerca contindran valors del rang 300000 - 400000el que necessitem. Si la taula tenia menys nombres 300000 o menys 200000llavors, per a cada rang en cent mil, la recerca s'hauria de fer per separat.
Introduïu l’expressió "3?????" al camp "Cerca" i feu clic al botó "Cerca tots".
- Després d'això, els resultats dels resultats de cerca es mostren a la part inferior de la finestra. Feu clic al botó esquerre del ratolí sobre qualsevol d’ells. A continuació, escriviu la combinació de tecles Ctrl + A. Després d'això, es ressalten tots els resultats de la cerca i, a la vegada, es ressalten els elements de la columna a què fan referència aquests resultats.
- Un cop seleccionats els ítems de la columna, no us ho acabeu de tancar la finestra. "Cerca i substitueix". Estar a la pestanya "Inici" on ens vam moure abans, aneu a la cinta adhesiva al bloc d’eines "Font". Feu clic al triangle situat a la dreta del botó Color de farciment. S'obrirà una selecció de diferents colors de farciment. Trieu el color que volem aplicar als elements del full que contenen valors inferiors a 400000 rubles.
- Com podeu veure, totes les cel·les de la columna en què els valors són inferiors 400000 rubles destacats en el color seleccionat.
- Ara necessitem acolorir els elements dels quals oscil·len entre els valors 400000 fins a 500000 rubles. Aquest interval inclou els números que coincideixen amb el patró. "4??????". El conduïm al camp de cerca i feu clic al botó "Cerca tots"seleccionant primer la columna que necessitem.
- De manera similar a l’hora anterior als resultats de cerca, seleccionem tot el resultat obtingut prement la combinació de tecles d’arrencada CTRL + A. Després passem a la icona de selecció de color de farciment. Fem clic damunt d’ella i feu clic al pictograma de la tonalitat que necessitem, que pintarà els elements del full, on els valors s’inclouen entre 400000 fins a 500000.
- Com podeu veure, després d’aquesta acció tots els elements de la taula amb dades de l’interval amb 400000 per 500000 ressaltat amb el color seleccionat.
- Ara hem de seleccionar l’últim rang de valors: més 500000. Aquí també tenim sort, perquè tots els números són més 500000 estan a l’abast de 500000 fins a 600000. Per tant, al camp de cerca introduïu l’expressió "5?????" i feu clic al botó "Cerca tots". Si hi havia valors superiors a 600000, hauríem de buscar addicionalment l’expressió "6?????" i així successivament
- De nou, seleccioneu els resultats de la cerca mitjançant la combinació Ctrl + A. A continuació, utilitzeu el botó de la cinta, seleccioneu un nou color per omplir l'interval superior a 500000 per la mateixa analogia que ho vam fer abans.
- Com podeu veure, després d’aquesta acció, es pintaran tots els elements de la columna, d’acord amb el valor numèric que hi hagi inclòs. Ara podeu tancar la finestra de cerca fent clic al botó de tancament estàndard a la part superior dreta de la finestra, ja que la nostra tasca es pot considerar resolta.
- Però si substituïm el nombre per un altre que va més enllà dels límits establerts per a un determinat color, el color no canviarà, tal com ho era al mètode anterior. Això indica que aquesta opció funcionarà de manera fiable només en les taules en què les dades no canvien.
Lliçó: Com fer una cerca a Excel
Com podeu veure, hi ha dues maneres de pintar les cel·les depenent dels valors numèrics que hi hagi: utilitzeu la formatació condicional i utilitzeu l’eina. "Cerca i substitueix". El primer mètode és més progressiu, ja que permet establir de manera més clara les condicions per assignar els elements del full. A més, amb el format condicional, el color de l'element canvia automàticament si el contingut en ell canvia, cosa que el segon mètode no pot fer. Tanmateix, la cel·la s'emplena segons el valor mitjançant l’eina "Cerca i substitueix" també és molt possible d’utilitzar, però només a les taules estàtiques.
